Guía 6280. Ayuda para prevenir, disuadir y detectar el fraude
| Autor | Instituto Mexicano de Contadores Públicos |
| Páginas | 225-251 |
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1 Toda entidad está expuesta al fraude, mismo que, tradicionalmente, ha estado enfocado en la sustracción de activos o en la malversación de los mismos. Sin embargo, recientemente ha llamado la atención como tema novedoso, el fraude en la información financiera. Este último ha adquirido su importancia por la cantidad de casos que se han presentado en empresas públicas. Lo anterior ha originado que se revisen los aspectos de control y sea necesario revisar los factores que inciden en el fraude, así como recomendar los programas para mitigarlo. Este documento proporciona a las entidades una guía sobre los temas que inciden en el fraude, así como las medidas que pueden tomar para prevenir, disuadir y/o detectar el fraude en cualquiera de sus modalidades, incluso el relativo al fraude inanciero.
2 En el curso de esta guía se hará referencia a temas de gobierno corporativo y de mejores prácticas, mismas que aplicadas de acuerdo con la medida del tamaño de las entidades, serán una valiosa ayuda para disminuir el riesgo de fraude en las mismas. Cabe aclarar que los temas aquí tratados no son de ninguna manera limitativos, y tampoco aseguran que con la aplicación estricta de estos el riesgo de fraude se reducirá a cero; sin embargo, sí ayudarán a que se presenten de manera menos frecuente y a que su nivel sea bajo.
3 Es evidente que la administración de la entidad tiene la responsabilidad primaria de establecer sistemas de control apropiados, así como de vigilar que estos funcionen apropiadamente. Sin embargo, la colusión, el seguimiento inapropiado de los asuntos detectados/reportados o el relajamiento en las disciplinas, tendrán un efecto negativo en la prevención del fraude.
4 Esta guía deine al control interno como: “las políticas y procedimientos estable-cidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especíicos de la entidad”.
Se recomienda la lectura de esta guía junto con la Norma Internacional de Auditoría 240,
Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados inancieros con respecto al fraude.
5 Ciertas entidades tienen niveles signiicativamente inferiores de malversación de activos, y son menos susceptibles al reporte de información inanciera fraudu-lenta que otras, todo esto debido a que dichas organizaciones toman medidas pro-activas para prevenir o disuadir el fraude. Solo aquellas organizaciones que toman en serio el riesgo de fraude y llevan a cabo medidas para crear un clima que reduzca su ocurrencia, tienen éxito en la prevención del fraude. Este documento identiica a los participantes clave en el esfuerzo anti-fraude, que son: consejos de administración, comité de auditoría o similar, comisario, administración, auditores
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internos y externos, y profesionales especializados en prevención y detección de fraude.
6 Las administraciones de las entidades podrán desarrollar e implantar algunos de estos programas y controles en respuesta a los riesgos especíicos identiicados de distorsiones importantes en los estados inancieros, debido al fraude. En otros casos, estos programas y controles pueden ser parte de las actividades de administración de riesgos a nivel empresa.
7 La administración es responsable del diseño y la implantación de sistemas y pro-cedimientos para la prevención y detección del fraude y, junto con el consejo de administración u otro órgano de vigilancia, de asegurar una cultura y un entorno que fomenten la honradez y la conducta ética. Sin embargo, debido a las características del fraude, pueden ocurrir distorsiones importantes en los estados inancieros, a pesar de la presencia de programas y controles como los que se describen en este documento.
8 El fraude puede variar desde los robos de menor cuantía por parte de los empleados y comportamiento improductivo, hasta la malversación de activos y el fraude mediante la de emisión de estados inancieros fraudulentos. El fraude importante en los estados inancieros puede dar por resultado un efecto adverso signiicati-vo en el valor de mercado de la entidad, en su reputación y en su habilidad para lograr objetivos estratégicos. Un número de casos altamente publicitados, han intensiicado el conocimiento de los efectos de la emisión de estados inancieros fraudulentos, y ha inducido a muchas organizaciones a ser más pro-activas en la aplicación de medidas para prevenir o disuadir su ocurrencia. La malversación de activos, aunque con frecuencia no afecta de manera importante las cifras in-cluidas en los estados inancieros, de alguna manera pueden resultar en pérdidas substanciales si un empleado deshonesto tiene el incentivo y la oportunidad para cometer un fraude.
9 El riesgo de fraude puede ser reducido por medio de una combinación de medidas y acciones de prevención, disuasión y detección. Sin embargo, el fraude puede ser difícil de detectar porque con frecuencia involucra un encubrimiento por medio de la falsiicación de documentos o la colusión entre la administración, los empleados, terceras personas o entidades. Por lo tanto, es importante enfatizar la importancia de la prevención del fraude, que podría reducir las oportunidades para cometerlo, y la disuasión que podría convencer a los individuos para no cometer fraude, debido a la probabilidad de detección y su castigo. Más aún, las medidas de prevención y disuasión son mucho menos costosas que el tiempo y el gasto requeridos para la detección e investigación del fraude.
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10 La administración tiene, tanto la responsabilidad como los medios para implantar medidas para reducir la incidencia del fraude. Las disposiciones tomadas por una entidad para prevenir y disuadir el fraude también pueden ayudar a crear un ambiente positivo en el lugar de trabajo, que mejore la habilidad de la entidad para reclutar y retener empleados honestos y de alta calidad.
11 Las investigaciones al respecto sugieren que la manera más efectiva de imple-mentar medidas para reducir malos manejos es basarlas en un conjunto de valores fundamentales que son adoptados por la entidad. Estos valores envían un impactante mensaje con respecto a los principios básicos que guían todas las acciones de los empleados. Lo anterior proporciona una plataforma sobre la cual construir códigos de ética y/o de conducta con suiciente detalle, donde se proporcione orientación y guía más especíica sobre el comportamiento permitido y el prohibido, con base en las leyes aplicables y los valores de la entidad. La ad-ministración necesita claramente articular que todos los empleados están sujetos a rendir cuentas de sus actos dentro de los códigos de ética y conducta de la entidad.
12 Este documento identiica medidas que la entidad puede implementar para preve-nir, disuadir y detectar el fraude. Estas medidas se analizan en el contexto de tres elementos fundamentales, como sigue:
a) Crear y mantener una cultura de honestidad y alta ética.
b) Evaluar los riesgos de fraude e implementar los procesos, procedimientos y controles necesarios para mitigar tales riesgos y reducir las oportunidades para el fraude.
c) Desarrollar un proceso apropiado de supervisión.
13 Aunque todo el equipo administrativo comparte la responsabilidad de implementar y monitorear estas actividades con la supervisión del consejo de administración, es importante que la Dirección General inicie y apoye tales medidas. Sin el soporte activo de esta, las medidas tienen menos posibilidad de ser eicaces.
14 La información presentada en este documento es aplicable generalmente a en-tidades de todos los tamaños. Sin embargo, es probable que el grado en que ciertos programas y controles son aplicados en entidades más pequeñas, menos complejas, y la formalidad de tales aplicaciones, diiera de los de organizaciones más grandes. Por ejemplo, la administración de una entidad más pequeña (o el
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dueño de una entidad manejada por el propio dueño), junto con los responsables del proceso de emisión de estados inancieros, son responsables de crear una cultura de honestidad y alta ética. La administración es también responsable de implementar un sistema de control interno a la medida de la naturaleza y el tamaño de la entidad, pero las entidades más pequeñas, tal vez, se den cuenta de que cierto tipo de actividades de control no son relevantes, debido al el alto grado de participación de la administración y a los controles aplicados...
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