Catálogo de cuentas contable. Lineamientos para formular el archivo electrónico que se enviará al SAT conforme al anexo 24 de la RMF para 2014
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El pasado 11 de julio, la SHCP publicó en el DOF el anexo 24 de la Segunda Resolución de modificaciones a la RMF para 2014, el cual se denomina "Contabilidad en medios electrónicos"; por medio de este documento las autoridades tributarias dieron a conocer los lineamientos por seguir para formular los archivos electrónicos que se deberán enviar al SAT conforme a la regla I.2.8.6 de la RMF para 2014.
El anexo contiene la siguiente información:
1. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.
2. Código agrupador de cuentas del SAT.
3. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultado (ingresos, costos y gastos) y cuentas de orden.
4. Información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
Comentamos enseguida, lo señalado en los puntos 1 y 2 anteriores.
De acuerdo con la regla I.2.8.6 de la RMF para 2014, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica "Mis cuentas", deberán hacerlo en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato xml que contengan lo siguiente:
1. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el anexo 24, apartados A y B, de la RMF para 2014.
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Según el décimo tercero transitorio de la Segunda Resolución de modificaciones a la RMF para 2014, esta información deberá ser entregada a la autoridad por las personas morales en octubre de 2014.
2. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se identificarán todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no se deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C, de la RMF para 2014.
3. Información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza deberá ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, así como identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no se deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, de acuerdo con el anexo 24, apartado D, de la RMF para 2014.
Las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la SHCP obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, según corresponda, en lugar de utilizar el código agrupador del SAT, deberán emplear el catálogo de cuentas previsto en las disposiciones de carácter general referidas.
Para su envío al SAT, el catálogo de cuentas deberá reunir las especificaciones electrónicas que precisa el anexo 24 de la RMF para 2014, pues la información se generará en archivos con formato xml; en este sentido, los contribuyentes o las empresas que diseñan programas informáticos para la captura de la contabilidad deberán observar los lineamientos del anexo referido con objeto de diseñar los sistemas contables que puedan generar tales archivos.
Es importante recordar que un catálogo de cuentas contable puede definirse como sigue:
[VER PDF ADJUNTO]
Tradicionalmente, la estructura básica del catálogo de cuentas es el siguiente:
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| Rubro. | Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al estado de situación financiera. Por ejemplo, activo circulante, activo fijo, activo diferido, pasivo circulante o corto plazo, pasivo fijo o largo plazo. |
| Cuenta. | Denominación que se da a cada uno de los renglones que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos, costos y gastos de una entidad. Por ejemplo, caja, bancos, proveedores, etcétera. |
| Subcuenta. | Término contable que se asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo, el nombre del cliente, proveedor o del gasto realizado. |
Por tanto, el catálogo de cuentas se compone de los elementos que integran el estado de posición financiera de acuerdo con la NIF B-6.
Al respecto, el anexo 24 indica que el archivo que se genere para el catálogo de cuentas deberá contener la siguiente estructura:
1. Descripción. Formato de archivo de catálogo de cuentas que se entrega como parte de la contabilidad electrónica.
2. Atributos. Consta de los siguientes elementos:
a) Versión del formato.
b) RFC del contribuyente que envía los datos.
c) Total de cuentas; es decir, número de cuentas que se relacionarán en el catálogo.
d) Mes en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza.
e) Año en que comienza la vigencia del catálogo para la balanza.
Por otra parte, en el catálogo de cuentas se deberá contar con los elementos de cada cuenta, según se indica:
1. Descripción. Para dar el detalle de cada cuenta del catálogo.
2. Atributos. Consta de los siguientes elementos:
a) Código agrupador. Se deberá agrupar cada una de las cuentas en el concepto que corresponda, de acuerdo con el catálogo que más adelante se detallará.
b) Número de cuenta. Es la clave que distinguirá la cuenta en la contabilidad.
c) Descripción. Se utilizará para expresar el nombre de la cuenta.
d) Subcuenta. Este atributo es opcional, y servirá para expresar la clave de la cuenta a la que pertenece aquélla.
e) Nivel. Servirá para expresar el nivel en que se encuentra la cuenta en el catálogo.
f) Naturaleza. Se utilizará para expresar la naturaleza de la cuenta (D-deudora, A-acreedora).
A continuación, enlistamos el código agrupador de cuentas del SAT que se deberá incluir en el catálogo de cuentas que se enviará a dicho organismo:
Activos
| Código agrupador | Nombre de la cuenta |
| Activo circulante | |
| 1 | Caja. |
| 1.1 | Caja y efectivo. |
| 2 | Bancos. |
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| Código agrupador | Nombre de la cuenta |
| 2.1 | Bancos nacionales. |
| 2.2 | Bancos extranjeros. |
| 3 | Inversiones. |
| 3.1 | Inversiones en valores. |
| 3.2 | Inversiones temporales. |
| 4 | Clientes. |
| 4.1 | Clientes nacionales. |
| 4.2 | Clientes extranjeros. |
| 4.3 | Partes relacionadas. |
| 5 | Cuentas por cobrar. |
| 5.1 | Documentos por cobrar corto plazo. |
| 5.2 | Partes relacionadas. |
| 5.3 | Intereses por cobrar. |
| 6 | Títulos de crédito. |
| 6.1 | Títulos de crédito. |
| 7 | Créditos otorgados. |
| 7.1 | Créditos otorgados. |
| 8 | Deudores diversos. |
| 8.1 | Funcionarios y empleados. |
| 8.2 | Socios y accionistas. |
| 8.3 | Partes relacionadas. |
| 8.4 | Otros deudores diversos. |
| 9 | Estimación de cuentas incobrables. |
| 9.1 | Estimación de cuentas incobrables. |
| 10 | Pagos anticipados. |
| 10.1 | Seguros y fianzas |
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