Capítulo 5. Contabilidad
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Concepto de contabilidad
El concepto de contabilidad que actualmente se tiene va de acuerdo con la nueva tecnología que emplean las empresas, pues responde a las necesidades de los negocios (en los tiempos modernos), proporcionándoles los medios necesarios para obtener derroteros administrativos que conduzcan al negocio a un constante ritmo de progreso.
Por lo anterior, decimos que: "La contabilidad es la técnica que nos ayuda a registrar, en términos monetarios, todas las operaciones contables que celebra la empresa, proporcionando, además, los medios para implantar un control que permita obtener una información veraz y oportuna a través de los estados financieros, así como una correcta interpretación de los mismos".
La contabilidad como una ayuda en la toma de decisiones
La información contable es útil para cualquiera que deba emitir juicios y tomar decisiones que conlleven consecuencias económicas, tales personas incluyen a los administradores, los propietarios y los inversionistas, entre otros.
Adicionalmente, la contabilidad ayuda en la toma de decisiones al mostrar dónde y cómo se ha gastado el dinero, así como la manera en la cual se han hecho compromisos, evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. También, contribuye a predecir los efectos futuros de las decisiones y ayuda a dirigir la atención hacia los problemas, las imperfecciones, las ineficiencias actuales y las oportunidades.
La naturaleza de la contabilidad
La contabilidad es el medio principal para comunicar información relativa al impacto de las actividades financieras. La información se proporciona a quienes toman decisiones en la forma de estados financieros. Para elaborar estos estados, los Contadores analizan, registran, cuantifican, acumulan, resumen, clasifican, reportan e interpretan numerosos eventos y sus efectos financieros en la organización.Page 222
Los Contadores elaboran sus sistemas contables después de considerar los tipos de información que diseñan los administradores y otros individuos que toman decisiones. Luego, los tenedores de libros y las computadoras realizan las tareas rutinarias de seguir los procedimientos detallados que fueron diseñados por los Contadores. Si bien, algunos sistemas contables pueden ser complejos y requerir de habilidad y el talento de muchas personas, el valor real de cualquier sistema contable radica en la información que éste proporciona.
Objetivo:
Que el lector conozca los elementos relativos a los distintos aspectos que integran la contabilidad de cualquier empresa mediana, desde la importancia que representa, los objetivos que persiguen los mecanismos de control tanto contables como operacionales por libros, así como los registros contables y electrónicos, con los cuales debe contar hasta la preparación de los estados financieros básicos que proporcionen confianza para una adecuada toma de decisiones.
Al término de la lectura de este apartado, el empresario estará convencido de que la contabilidad es importante porque sirve al propio empresario para controlar el movimiento de sus recursos, conocer el resultado de sus operaciones, su posición con respecto a los acreedores y otros terceros, y servir de instrumento que permita evaluar su actuación empresarial y financiera.Page 223
La función máxima de la contabilidad consiste en proporcionar los elementos necesarios para obtener información. Su finalidad presenta diversos grados de importancia, según el provecho que de ella se obtenga. Podemos decir que el objetivo central de la contabilidad es el corolario de una serie de funciones previas para la información deseada. Esta serie de objetivos comprende el registro de operaciones, la información contable y el sistema de contabilidad.
Es indudable que entre las principales funciones de la contabilidad, independientemente de las ya mencionadas, está el registro de los acontecimientos que se presentan en toda empresa económica. El sistema de registro que se emplee -desde el primer documento que da origen a la operación, hasta que ésta termina- adquiere gran importancia, pues de la veracidad de su anotación depende el crédito que se dé a la información contable. El error que se comete en el asiento, al afectar indebidamente a una cuenta en vez de la que corresponda, puede alterar un dato de sumo interés al tomar una determinación.
Como ya comentamos que el registro contable constituye un punto importante para proporcionar los datos que deben presentarse al propietario del negocio; a los administradores, proveedores o acreedores; al gobierno; a los trabajadores, etc. La información deber ser utilizada según la clase de usuario de que se trate:
- a) El dueño del negocio o los administradores, si se trata de una sociedad mercantil, necesitan conocer periódicamente el desarrollo que ha tenido su empresa, así como la situación financiera de la misma. La información que reciben puede serles de utilidad, al efectuar comparaciones de ejercicios anteriores con el presente, y con los datos que se obtengan se podrán elaborar planes de trabajo para el futuro, respecto a las operaciones de la empresa.
- b) Por lo que se refiere a los inversionistas, cuando se trata de sociedades mercantiles, la información financiera que se pone a su alcance les permite formar un juicio acerca de la solidez económica de la empresa yPage 224su radio de acción en el mercado, según la actividad a la cual se dedica. Estos datos son importantes para determinar la cuantía de sus futuras inversiones (acciones, obligaciones, etc.), o bien, para abstenerse de formar parte de la empresa.
- c) La información resulta de gran utilidad para los proveedores y acreedores que han concedido créditos al negocio, o bien en caso de que éstos les han sido solicitados. Ante esta circunstancia pueden presentarse dos situaciones: cuando ya tienen créditos concedidos, conocer la seguridad de los mismos y, en caso necesario, ampliar su monto cuando les son solicitados los créditos les interesa sobremanera asegurarse de la solvencia de la empresa, para determinar hasta qué cantidad pueden conceder y en qué condiciones. Están atentos a vigilar la capacidad de la empresa para pagar sus deudas.
- d) Otro de los fines de la contabilidad consiste en proporcionar control a la gerencia, mediante un plan de organización para asignar a las personas que laboran en la empresa, sus atribuciones y grados de responsabilidad. El control contable está constituido sobre medidas o métodos que se emplean para proteger el activo del negocio, asegurar las normas de administración trazadas por la gerencia y el grado de confianza que merezca la información.
- e) La contabilidad representa también una función de gran utilidad para la empresa, pues sirve como guía de actividades futuras, al facilitar las bases para planes financieros (llamados también presupuestos).
- f) Es innegable que el gobierno se interesa en la contabilidad de los negocios, ya sea por los pagos que éstos deban cubrir en su calidad de contribuyentes, o bien, por su papel como proveedores del propio gobierno, según el ramo al cual se dediquen.
- g) Los trabajadores tienen especial interés en la información acerca de la empresa a la cual sirven, para saber si pueden contar con un trabajo más o menos estable, además de conocer los planes de jubilación y la participación en las utilidades.Page 225
El sistema de contabilidad implantando en una empresa tiene que planearse adecuadamente para obtener una administración eficaz. El catálogo de cuentas que se lleve, así como sus libros, registros y toda la documentación necesaria, deben ser los más apropiados dada la naturaleza del negocio de que se trate.
El diseño...
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