Expedientes de los trabajadores. Conozca los elementos que los integran
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Durante la relación de trabajo se presentan operaciones medulares para toda la empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, pues se generan datos y documentos de los trabajadores que deberán resguardarse e integrarse en un expediente laboral.
Esto significa que el momento de contratación del personal es idóneo para requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, comprobante de domicilio, cartas de recomendación, etc.) a fin de integrar su expediente laboral.
Asimismo, durante la vigencia de la relación laboral se deberán integrar al expediente laboral diversos datos y documentos que amparen el cumplimiento de las obligaciones patronales, y el momento de separación o despido es oportuno para recabar las cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de rescisión que amparen los finiquitos o las liquidaciones laborales, con objeto de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los mismos.
Comentamos al respecto, los puntos clave en la integración de los expedientes de los trabajadores, tales como su importancia, así como los datos y documentos que los conforman y su plazo de conservación.
El expediente laboral es útil como medio de probanza ante algún conflicto laboral, pues el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de documentos que demuestren los aspectos siguientes:
1. Fecha de ingreso del trabajador.
2. Antigüedad.
3. Inasistencias.
4. Causas de rescisión de la relación laboral.
5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.
6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido.
7. Contrato de trabajo.
8. Duración de la jornada laboral.
9. Pago de días de descanso y obligatorios.
10. Disfrute y pago de vacaciones.
11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.
12. Monto y pago del salario.
13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades.
14. Incorporación y aportaciones al Infonavit.
El expediente laboral se integra en diversos momentos, entre ellos, los siguientes:
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Al inicio de la relación laboral
El momento de contratación de personal es idóneo para requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia de inscripción ante el IMSS, expedida por el último empleador, comprobante de domicilio, cartas de recomendación, contrato individual de trabajo, etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral.
Durante la relación laboral
Durante el tiempo en que los empleados prestan sus servicios al patrón se genera el derecho a disfrutar diversas prestaciones consignadas en la ley laboral, tales como vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, y participación de los trabajadores en las utilidades, entre otras.
Al efecto, el patrón deberá contar con el comprobante que ampare que se han entregado dichas prestaciones e incluirlo en el expediente de los trabajadores.
Entre las obligaciones que se deben cumplir y de las que se debe contar con el documento que ampare su cumplimiento, están las siguientes:
1. Pago de salarios, prima vacacional y aguinaldo.
2. Designación y disfrute de los periodos vacacionales.
3. Participación de los trabajadores en las utilidades.
4. Antigüedad en el empleo.
5. Adiestramiento y capacitación.
Al término de la relación laboral
El momento de separación o despido es oportuno para recabar las cartas de renuncia, los avisos de rescisión y los comprobantes que amparen la entrega de los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los mismos.
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Solicitud de empleo
No es un documento obligatorio por ley; sin embargo, su utilidad radica en que gracias a él se pueden obtener diversos datos del solicitante, tales como información general, grado de estudios, habilidades y conocimientos técnicos, características económicas, antecedentes de trabajo y motivos de separación, conocimientos sobre el puesto que se solicita, etcétera.
De esta manera, es importante que el candidato requisite la solicitud de propia mano, pues en caso de que haya falseado información, se tendrá constancia de ello, por lo que es fundamental conservar el documento original.
Contrato individual de trabajo
De acuerdo con el artículo 24 de la LFT, las condiciones de trabajo deberán constar por escrito (en un contrato individual de trabajo) y quedará un ejemplar en poder del patrón y otro para el trabajador.
El contrato individual de trabajo deberá ser el original, y será importante verificar que la información contenida en el mismo esté actualizada y se encuentre vigente. Aquí lo importante es recabar la firma del trabajador, para comprobar que acepta las condiciones de trabajo y las políticas aplicables durante la relación de trabajo.
Además, el contrato deberá contener: nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrón, tipo de relación laboral (por obra o por tiempo determinado o indeterminado), el servicio que se prestará, mismo que se determinará de la forma más precisa posible, el lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo, la duración de la jornada, la forma y el monto del salario, el día y lugar de pago del salario, la indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y programas establecidos en la empresa y las demás condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y otras que convengan las partes.
Escrito de confidencialidad
Expresamente, la LFT no establece la aplicación de los avisos de confidencialidad; sin embargo, su artículo 56 señala que las condiciones generales de trabajo se deben hacer constar por escrito a fin de que tanto el patrón como el trabajador entablen una relación armoniosa de sus derechos y sus obligaciones.
Ahora bien, considerando que el artículo 134, fracción XIII, de la LFT estipula como una obligación para los trabajadores guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa, el patrón podrá estipular un escrito mediante el cual el empleado se comprometa a guardar el secreto respecto de la información o de los procesos en los que intervenga.
El escrito de confidencialidad tiene por objeto preservar el secreto de información...
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