Sistemas
| Autor | Cornelio Rico Arvizu |
| Páginas | 163-187 |
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Para la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) le estableció un párrafo específico:
Artículo 4.- Para efectos de esta Ley se entenderá por:
XXIX. Sistema: el sistema de contabilidad gubernamental que cada ente público utiliza como instrumento de la administración financiera gubernamental.
El contenido se enuncia en el artículo 18:
Artículo 18.- El sistema estará conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas.
Con referencia al Sexto Transitorio (DOF del 31 de diciembre de 2008), los sistemas deben estar operando en tiempo real (a más tardar):
• Federación, 31 de diciembre de 2011, para poderes y autónomos.
• Federación, 31 de diciembre de 2012, para paraestatales.
• Entidades federativas, 31 de diciembre de 2012, para poderes, autónomos y paraestatales.
• Municipios, 31 de diciembre de 2012, para poderes, autónomos y paramunicipales.
Como se instruyó en el programa de instrumentación (Décimo Transitorio del DOF del 31 de diciembre de 2008), era un programa de transformación de 2009 a 2012, es decir cuatro años para definir las características específicas del supuesto sistema.
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El artículo 9, fracción XII que trata de las facultades del CONAC, indica “Realizar ajustes a los plazos para la armonización progresiva del sistema”; aquí se demuestra que es un proceso de transformación a más tardar con fecha el 31 de diciembre de 2012 y no que el último día se tenga “todo”.
El artículo 11, fracción III que trata de las facultades del Secretario Técnico del CONAC, indica “Actualizar las bases técnicas del sistema”.
El artículo 17, indica que cada ente público será responsable de:
• su contabilidad,
• la operación del sistema,
• así como del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley, y
• las decisiones que emita el consejo.
Como se observa, el sistema debe cumplir primero con lo que indica la ley y después de manera complementaria lo que emita el CONAC y no al revés.
El sistema de contabilidad gubernamental es un medió que sustenta la técnica de la contabilidad gubernamental.
En el siglo XX con la herramienta de la computadora como paso de los registros y reportes manuales en cédulas o tabulares se crea los aplicativos con un modelo lineal, de jerarquías o de subcuentas; a la fecha existen aún estos aplicativos que son prácticos hasta cierto número de niveles y cuentas.
Para el modelo de la armonización contable han sido sobrepasados por la estructura contable más la presupuestal, y si se quiere agregar elementos programáticos queda fuera de dimensiones reales.
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Si alguien utiliza esta estructura se presenta un ejemplo muy detallado:
El área de oportunidad no es la capacidad del sistema, sino la capacidad del usuario que captura y se aprende una cuenta contable-presupuestal, y que esta cuenta se registra por cada momento contable y por cada año.
Si alguien recuerda, en el siglo pasado las áreas de presupuesto en gobierno más que ser analistas de la información eran departamentos de muchos capturistas; así mismo cuando se solicitaba un reporte nadie debía registrar y en toda la noche lo generaba; estos métodos están fuera de lo que es generación de información en tiempo real, mucho menos hablar de operación en tiempo real.
Cuando se crea un nuevo clasificador o se cambia el número de dígitos de cada nivel inhibe la comparación.
A finales del siglo XX, con la diversidad de información y las consultas de bases de datos se desarrollaron aplicativos con una estructura matricial o cúbica, es decir es una combinación de tablas o catálogos.
Aquí es más práctico para el usuario porque cada cambio de administración que modifica las claves presupuestales, claves programáticas, el orden de los clasificadores o el número de dígitos no les afecta en la operación. Aquí se pueden tener subsistemas especializados en algún proceso, pero conectados a la “columna vertebral de los sistemas”, la contabilidad gubernamental.
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La contabilidad tradicional es como una técnica de registro que va de una póliza en el libro diario, su pase al libro mayor, tarjetas de almacén, auxiliares, balanza de comprobación, ajustes y finalmente estados financieros para cerrar el ciclo contable de registro.
Esta técnica era llevada a cabo por personas mayores de edad con experiencia en el ente público y con habilidades muy minuciosas, la característica principal era el conocimiento de todas las cuentas y lo que representaba cada cargo y abono. De manera tal que, si no estaba el Contador, no se podía registrar o generar reportes.
Este modelo de registro por póliza obliga a tener un conocimiento especializado sobre la cuenta contable a afectar; pero recordemos que una realidad en gobierno es la rotación de personal o los cambios de administración.
Con la tecnología de nuestros días y el manejo de bases de datos nos da la oportunidad de que el usuario en lugar de registrar pólizas solo realice procesos sistematizados que, aunado a catálogos vinculados, matrices de conversión o tablas de equivalencia logran registros en pólizas automatizadas, estos son los denominados sistemas de gestión.
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Supongamos que, al cobrar un impuesto predial en caja, el recibo se queda en la recaudación, luego se lo pasan al de catastro, después al de presupuesto y al final al de contabilidad para su registro en una póliza contable; se observa que no están conectadas las bases de datos y probablemente en una revisión de auditoría se detecte que era un cobro duplicado o algún otro hallazgo.
En cambio, supongamos que, al cobrar un impuesto predial en caja, se emite un recibo, pero al ingresarlo desde el centro de registro llamado caja, cada área de acuerdo con su competencia pueden verlo ya en el catastro, presupuesto, cartera vencida, contabilidad, flujo de efectivo, estados financieros, etc.; se observa que el área de contabilidad no registró una póliza ni tampoco el que ingresó información, el cajero solo hizo un proceso que con matrices de conversión logró un registro automatizado en una póliza contable; esto provoca la generación de estados financieros en tiempo real.
No hay sistemas perfectos, por eso hay que evaluar qué conviene al ente público en el contexto actual, tomando en cuenta los usuarios, espacios físicos, procesos y número de pólizas.
Artículo 19.- Los entes públicos deberán asegurarse que el sistema:
I. Refleje la aplicación de los principios, normas contables generales y específicas e instrumentos que establezca el consejo;
II. Facilite el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimoniales de los entes públicos;
III. Integre en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del gasto devengado;
IV. Permita que los registros se efectúen considerando la base acumulativa para la integración de la información presupuestaria y contable;
- Registro manual
Fácil registro
Gestión
- Registro único automatizado
- Información en tiempo real
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V. Refleje un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de los entes públicos;
VI. Genere, en tiempo real, estados financieros, de ejecución presupuestaria y otra información que coadyuve a la toma de decisiones, a la transparencia, a la programación con base en resultados, a la evaluación y a la rendición de cuentas, y
VII. Facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos.
Para los fines de este libro, es relevante la fracción VI y VII, es decir cuando el usuario necesite los informes o reportes debe estar disponible la información financiera, y...
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