Procedimiento: transferencia del archivo de concentración de las unidades administrativas de la comisión de derechos humanos del estado de méxico al área de archivo dependiente de la secretaría general

Páginas151-168
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SECRETARÍA GENERAL
Edición:
Tercera
Fecha:
Febrero de 2017
Código:
400C120000
Página:
DE 18
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Agosto 2016 Comisión de Derechos Humanos del Estado de México
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO
AL ÁREA DE ARCHIVO DEPENDIENTE DE LA SECRETARÍA
GENERAL
OBJETIVO:
Resguardar y controlar el archivo de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México
mediante la revisión técnica y concentración de la documentación generada por las unidades
administrativas.
ALCANCE:
Aplica a los(as) servidores(as) públicos(as) adscritos(as) a la Secretaría General, responsables de revisar
y concentrar la documentación en el archivo de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de
México, así como a los(as) titulares de las unidades administrativas responsables de solicitar la revisión
técnica y concentración de la documentación generada en el desempeño de sus funciones.
REFERENCIAS:
Ley de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, tulo Segundo, Capítulo III,
Artículo 29, fracción V, Periódico Oficial Gaceta del Gobierno”, 14 de agosto de 2008, sus
reformas y adiciones.
Manual General de Organización de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México,
apartado VIII Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, numeral 400C120000 Secretaría
General. “Gaceta de Derechos Humanos”, Órgano informativo de la Comisión de Derechos
Humanos del Estado de México, número 108, Junio 2015.
Guía Técnica para la Organización y Entrega de Documentación al Archivo de la Comisión de
Derechos Humanos del Estado de México. Órgano informativo de la Comisión de Derechos
Humanos del Estado de México, número 41, Noviembre 2009.
RESPONSABILIDADES:
La Secretaría General es la unidad administrativa responsable de revisar, concentrar y resguardar en el
Archivo de Concentración la documentación generada por las unidades administrativas en el
desempeño de sus funciones.
La o el Secretario(a) General, deberá:
Entregar oficio de solicitud de revisión técnica de documentación a la o el Servidor Público
responsable del Área de Archivo instruyendo su atención,
Firmar los oficios que se generen durante el procedimiento,
Entregar a la o el Servidor Público responsable del Área de Archivo oficio donde se notifica que
los errores han sido solventados,
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SECRETARÍA GENERAL
Edición:
Tercera
Fecha:
Febrero de 2017
Código:
400C120000
Página:
DE 18
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Agosto 2016 Comisión de Derechos Humanos del Estado de México
Instruir a la o el Servidor Público responsable del Área de Archivo notificar mediante oficio que la
documentación cumple con los lineamientos de la Guía Técnica,
Remitir en archivo electrónico los “Formatos de Inventario de Archivo de Concentración” a la o el
Servidor Público responsable del Área de Archivo, y
Firmar “Formatos de Inventario de Archivo de Concentración por concepto de “Vo.Bo”.
La o el Servidor Público responsable del Área de Archivo, adscrito a Secretaría General,
deberá:
Archivar oficio de solicitud de revisión técnica de documentación en el expediente de la unidad
administrativa correspondiente,
Determinar día y hora para realizar la revisión técnica de documentación,
Elaborar y notificar oficio dirigido a la o el titular de la unidad administrativa solicitante, notificando
día y hora para la revisión y solicitando los borradores de los “Formatos de Inventario de Archivo
de Concentración” de la documentación a revisar,
Recabar firma de la o el Secretario General en el oficio donde se informa día y hora para la
revisión de la documentación.
Realizar la revisión técnica de la documentación,
Determinar si la documentación cumple con los lineamientos establecidos en la Guía Técnica,
En su caso, elaborar y notificar oficio dirigido a la o el titular de la unidad administrativa,
notificando que la documentación no cumple con los lineamientos que establece la Guía Técnica,
Recabar firma en el oficio de la o el Secretario General en el oficio donde se notifica que la
documentación no cumple con los lineamientos que establece la Guía Técnica,
Archivar oficio donde se notifica que los errores han sido solventados en la carpeta de la unidad
administrativa correspondiente,
En su caso, informar verbalmente a la o el Secretario General que la documentación revisada
cumple con los lineamientos establecidos en la Guía Técnica,
Elaborar y notificar oficio dirigido a la o el titular de la unidad administrativa informando que la
documentación cumple con los lineamientos establecidos en la Guía Técnica, día y hora en que se
va a concentrar la documentación en el archivo y solicitando los originales que correspondan de
los “Formatos de Inventario de Archivo de Concentración”.
Recabar firma de la o el Secretario General en el oficio donde se notifica que la documentación
cumple con los lineamientos establecidos en la Guía Técnica,
Recibir la documentación conjuntamente con los originales que correspondan de los “Formatos de
Inventario de Archivo de Concentración”,
Firmar los originales de los “Formatos de Inventario de Archivo de Concentración” por concepto
de “elaboró”,
Recabar firma de la o el Secretario General por concepto de “Vo.Bo.” en los “Formatos de
Inventario de Archivo de Concentración”,
Informar a la o el Secretario General la concentración de la documentación recibida,
Determinar si se trata de documentación para concentración o de documentación a eliminarse,
En su caso, original de los “Formatos de Inventario de Archivo de Concentración” en el
expediente de documentos a eliminar,
En su caso, dar ubicación topográfica a la documentación dentro del archivo,
Elaborar oficio dirigido a la o el titular de la unidad administrativa informando la ubicación
topográfica de su documentación,
Recabar firma de la o el Secretario General en el oficio donde se informa la ubicación topográfica
de la documentación,

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