Presupuesto flexible
| Autor | Carlos E. Pacheco Coello |
| Páginas | 143-159 |
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A lo largo de este libro, se ha presentado la elaboración de presupuestos maestros, estáticos o inflexibles, pues suponen niveles fijos de actividad. Pero ¿qué pasaría si los volúmenes de venta no fuesen los originalmente presupuestados por la administración? ¿Continuaría la utilidad de los presupuestos? Justamente, esta situación es la que se pretende prever mediante la elaboración de presupuestos flexibles.
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En este capítulo se presenta un ejemplo de la elaboración de un presupuesto flexible el cual resulta de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los niveles de venta y, por ende, en los niveles de producción y los gastos relacionados con los mismos. Los presupuestos flexibles "se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Este tipo de presupuesto tiene el mismo formato que el maestro, pero los administradores lo pueden elaborar para adaptarlo a los diferentes volúmenes de producción. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de laPage 144presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y de ventas".1
Desde el punto de vista de la evaluación del desempeño, los presupuestos flexibles distan mucho de los presupuestos maestros, ya que estos últimos se mantienen fijos para servir como punto de comparación al evaluar el desempeño, mientras que los primeros se van modificando y así reflejan la realidad.
Los presupuestos flexibles se relacionan, directamente, sólo con los gastos (y los costos). Se les conoce, también, como presupuestos variables, dinámicos de actividad y de gastos ajustados a la producción.
Al momento de elaborar este tipo de presupuestos, se tienen que efectuar las siguientes consideraciones:
• Se deben analizar, detenidamente, tanto el comportamiento de los costos fijos como el de los costos variables, ya que los primeros permanecerán constantes, independientemente del nivel de producción que tenga la empresa, y los segundos, sí se modificarán al aumentar o disminuir los niveles de producción presupuestados con anterioridad.
• Los gastos a presupuestar deben estar relacionados con la producción.
• Los datos a incluir en el presupuesto flexible deben poderse medir de manera segura para ajustarlos a las variaciones que pudieran presentarse en los niveles de producción.
• Para los fines de la planificación y el control, deben desarrollarse formulas de presupuesto flexible para cada gasto en cada área dentro de una empresa.
De igual forma, es importante señalar que, durante la elaboración de este tipo de presupuestos, los analistas deben identificar cuál es el verdadero causante del costo; esto es, se podría elaborar un presupuesto, tomando a la producción como un todo, y que los costos y gastos, simplemente, aumenten o disminuyan en proporción directa a las variaciones que existan en los niveles de producción. Sin embargo, la elaboración de un presupuesto podría ser todavía más detallada y dividir el proceso productivo en diferentes actividades, identificar cuál es el causante del costo en cada actividad y analizar las variaciones que se producirían por un aumento o dismi-Page 145nución en la producción; todo esto, nos llevaría a obtener medidas más exactas del comportamiento del costo.
La elaboración de los presupuestos flexibles parte del principio de considerar a cada negocio como una entidad dinámica, por lo que en ellos se toman en cuenta los diferentes impactos que ocasionarían un cambio en los niveles de producción esperados. En otras palabras, podemos decir que lo que se pretende con los presupuestos flexibles, es proporcionar al usuario de la información diferentes panoramas, dados diversos volúmenes que se puedan presentar en el negocio, lo cual a final de cuentas se convertirá en una guía de las erogaciones reales de la empresa en un futuro próximo.
La elaboración y presentación de los presupuestos flexibles puede realizarse, utilizando los siguientes formatos:
Formato tabular.
Formato de fórmulas.
Formato gráfico.
Formato tabular. En él se muestran los gastos o los costos a los diferentes niveles de actividad ante los diversos escenarios posibles. Para efectos del ejemplo desarrollado en este capítulo éste fue el formato empleado. En él se presentan los costos correspondientes para cada uno de los escenarios: el optimista, el promedio y el pesimista.
| FEBRERO | |||
| FORMULA DEL PRESUPUESTO | |||
| Escenario Unidades Unidades a producir | Optimista 2,041 1,339 | Promedio 1,633 1,071 | Pesimista 1,021 669 |
| COSTOS VARIABLES | |||
| Materia prima Mano de obra Suministros Combustibles y lubricantes Energía 2% S/nomina 5% Infonavit IMSS | 8330 1874 347 439 438 43 113 318 | 6664 1499 277 351 350 36 94 263 | 3204 937 173 219 219 25 65 181 |
| COSTOS FIJOS | |||
| Sueldos (indirectos) Mantenimiento Depr. Maquinaria Depr. Edificio | 298 381 540 93 | 298 381 540 93 | 298 381 540 93 |
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Sin embargo, con este tipo de formato podría surgir el siguiente problema: el presupuesto flexible presenta los costos y los gastos a ciertos volúmenes de producción dados, en nuestro ejemplo a 100, 80 y 50%, pero qué sucedería si la administración estuviese interesada en conocer los costos correspondientes a un nivel de producción de 70%. Se proponen dos alternativas posibles:
• Por un lado, está proporcionar los costos atribuibles al nivel de producción más cercano. En este caso, sería trabajar con los datos de 80% que son brindados en nuestro presupuesto.
• También, se puede calcular el importe exacto a considerar como presupuesto mediante la realización de una interpolación en línea recta.
Formato de fórmulas. Mediante la utilización de fórmulas se proporciona una cantidad que refleje la parte fija y la parte variable por unidad. Esto permite conocer ambos componente de cada tipo de gasto.
Formato gráfico. Cuando los gastos no tienen un comportamiento escalonado o lineal se recomienda su utilización. Se puede proceder a graficar de la siguiente manera: en el eje de las abscisas (x), se colocan los diversos volúmenes de producción; mientras que en el eje de las ordenadas (y), se presentan los gastos variables correspondientes a cada volumen de producción dado.
El aspecto técnico de los presupuestos flexibles tal vez dificulte, en determinados casos, lograr una participación satisfactoria de los gerentes de los centros de responsabilidad en los que se aplique el concepto en cuestión. Las estimaciones directas, aun cuando sean desarrolladas con base en estudios de ingeniería industrial, deben comentarse con los gerentes de los centros de responsabilidad que habrán de utilizarlas. El desarrollo de fórmulas de presupuestos flexibles, a pesar de que se haga a nivel de asesoría, debe constituir una base para la participación de los gerentes de los centros de responsabilidad afectados.
En el siguiente ejemplo se presenta un presupuesto flexible de los costos indirectos de fabricación del producto "Cemento" de la Compañía Cementera del Sureste, S.A. de C.V.
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El primer paso fue considerar tres escenarios posibles, mediante el establecimiento de porcentajes:
• Escenario optimista: 100% del nivel de ventas originalmente presupuestado.
• Escenario promedio: 80% del nivel de ventas originalmente presupuestado.
• Escenario pesimista: 50% del nivel de ventas originalmente presupuestado.
Una disminución en los...
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