Normatividad
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CAPÍTULO 5
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Normatividad
A. Antecedentes
El antecedente más remoto de que se tiene registro respecto a la emisión de la carta de observaciones y sugerencias, fue el denominado: blue back memorandum, informe establecido como estándar de funcionamiento en un boletín interno de la firma Arthur Andersen de enero de 1939, el cual era exigido a todos los equipos como elemento adicional al informe de auditoría, objeto principal del trabajo. La idea básica era que el cliente tenía que recibir del equipo de auditores, una vez cubierto el trabajo y finalizada la auditoría, un informe de recomendaciones y sugerencias de mejora que fueran constructivas. Esta obligación, que afectaba a todos los profesionales del equipo, implicaba una tensión para, en el curso del trabajo, identificar ideas de mejora a ser presentadas y discutidas con el cliente.
B. Normatividad en México
Como una cuestión normativa, la emisión de un memorándum de observaciones y sugerencias en México, no se encuentra contemplada en forma exclusiva en ningún boletín emitido por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento (CONAA, hasta 2010 llamada CONPA) la referencia de emitir un informe de situaciones informar se encuentra contenida en el Boletín 3050 que al respecto establece:
El objetivo del auditor en una auditoría es emitir una opinión sobre los estados financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligación de investigar y encontrar “situaciones a informar.” Sin embargo, debe estar al tanto de ellas mediante la evaluación de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicación de procedimientos de auditoría sobre saldos o transacciones o de alguna otra manera dentro del curso de la revisión.
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Cabe mencionar que el propio Boletín establece como elementos de la estructura del control inter-no los siguientes (mismos que están contenidos en el denominado informe COSO):1a) El ambiente de control.
b) La evaluación de riesgos.
c) Los sistemas de información y comunicación.
d) Los procedimientos de control.
e) La vigilancia.
El juicio del auditor con respecto a las “situaciones a informar” varía en cada trabajo y, está influenciado por la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría y otros factores, tales como:
a) Tamaño de la entidad.
b) Características de la actividad económica en la que opera.
c) Organización de la entidad.
d) Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas.
e) Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas.
f) Problemas específicos del negocio.
g) Requisitos legales aplicables.
Como parte de su trabajo, el auditor debe, además, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente y, en el caso, de que el auditor identifique asuntos que a su juicio no sean en forma estricta situaciones a informar, o bien, sean poco importantes, tendrá que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la administración.
La existencia de “situaciones a informar”, en relación con el diseño y operación de la estructura del control interno, representa una decisión consciente de la gerencia, en donde esta deberá comparar el grado de riesgo que implica dicha debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas correctivas y, por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los beneficios relacionados.
De manera adicional, menciona que para que la administración tenga conocimiento de tales deficiencias y de sus posibles riesgos, el auditor debe decidir cuándo es necesario reportar un asunto
1 El informe COSO sobre control interno, publicación editada en los Estados Unidos en 1992 realizado por el grupo de trabajo del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.
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de forma periódica o, en su caso, deberá evaluar si a causa de cambios en la gerencia o por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno reportar tales asuntos de nuevo.
En virtud de que las expectativas de los usuarios, con respecto a la responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre las debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno, se han incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la forma y contenido de dicho informe.
C. Situaciones a informar
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control interno que puedan ser de interés para el cliente, los cuales se identifican como “situaciones a informar”.
Estas situaciones son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la estructura del control interno, que podrían afectar de forma negativa la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las afirmaciones de la administración en los estados financieros. Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno.
Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad, tales como el consejo de administración, el dueño de la entidad o con quienes haya contratado al auditor, de preferencia por escrito, además de ser documentada en los papeles de trabajo.
D. Forma y contenido del informe
De acuerdo con el Boletín 3050 el informe debe contener:
a) La indicación de que el propósito de la auditoría es emitir una opinión sobre los estados financieros y no proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura del control interno.
b) Los aspectos considerados como “situaciones a informar.”
c) Las restricciones establecidas para la distribución de tal comunicación.
Debido al riesgo de interpretaciones erróneas con respecto al grado limitado de seguridad, al afirmar que no se identificaron “situaciones a informar” durante la auditoría, el auditor deberá evaluar de manera cuidadosa esta situación antes de incluir tal aseveración en su informe.
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E. Oportunidad
El auditor deberá considerar si debe comunicar los asuntos importantes durante el curso de la auditoría o al concluirla, en función de la urgencia de una acción correctiva inmediata.
Cabe mencionar que el propio boletín permite la posibilidad de comunicar a los clientes situaciones y sugerencias con respecto a actividades que van más allá de los asuntos relacionados con la estructura del control interno.
F. Contenido del informe
Hasta 2011 y como parte del apéndice II se establece como contenido del informe la siguiente división en tres aspectos:
Deficiencias en el diseño de la estructura del control interno:
• Diseño inadecuado de la estructura del control interno en general.
• Ausencia de una adecuada segregación de funciones acorde con los objetivos de control establecidos.
• Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables o reportes emitidos.
• Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de normas de infor-mación financiera.
• Medidas deicientes para la protección de activos.
• Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas.
• Fallas en el diseño del sistema para suministrar información completa, correcta, congruen-te y oportuna con los objetivos y necesidades de la entidad.
Deficiencias en la operación de la estructura del control interno:
• Deiciencias en los controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información contable.
• Fallas en el suministro oportuno de información completa, correcta de acuerdo con los objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los procedimientos de control.
• Violación intencional de los controles establecidos por parte del personal de alto nivel jerárquico, en detrimento de los objetivos de control.
• Fallas en la protección de activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de los mismos.
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• Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno, tales como preparación oportuna de conciliaciones.
• Aplicación indebida de las normas de información inanciera con la intención de distorsio-nar la información contable.
• Falta de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos por la administración.
• Falta de capacidad y entrenamiento de los empleados o funcionarios para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Otras:
• Fallas en el seguimiento y corrección de deiciencias de control interno antes reportadas.
• Transacciones importantes con partes relacionadas no reveladas.
• Falta de objetividad de los responsables en la toma de decisiones contables y de informa-ción financiera.
• Declaraciones incorrectas por parte del personal del cliente hacia el auditor.
G. Normas internacionales emitidas por la IFAC
Normatividad internacional
Como es sabido, la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés) es la organización global de la profesión de la Contaduría, mediante sus consejos independientes emisores de normas, desarrolla normas internacionales sobre ética, auditoría y aseguramiento, formación y de las normas internacionales de contabilidad del sector público. También ofrece guías para apoyar a los Contadores profesionales en empresas, en firmas profesionales pequeñas y medianas y en naciones en desarrollo. Además, la IFAC emite documentos de posición de política sobre temas de interés público.
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