Inscriba a sus trabajadores al RFC y evite graves consecuencias por el incumplimiento de esta obligación. Marco teórico

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La regla 2.3.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004-2005 indica el procedimiento a efecto de que los empleadores inscriban en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) a los trabajadores y a las personas que perciban ingresos asimilables a salarios. Al respecto, se elaboró una recopilación de la normatividad aplicable, a fin de que los encargados de cumplir con esta obligación cuenten con una guía que les permita llevar a cabo los trámites necesarios y no incurran en las siguientes sanciones:

  1. Se tipifique una multa por no presentar la solicitud de inscripción a nombre de un tercero cuando se esté obligado a ello, o hacerlo extemporáneamente, salvo al cumplir en forma espontánea.

  2. La autoridad fiscal rechace la deducibilidad de las erogaciones por concepto de sueldos y salarios o asimilables a tales ingresos.

  3. El empleador no pueda efectuar el acreditamiento del crédito al salario entregado a los trabajadores contra el ISR a cargo o las retenciones de este mismo impuesto.

Obligación de inscribir al RFC a los trabajadores

El artículo 27, quinto párrafo, del Código Fiscal de la Federación (CFF), consigna la obligación a cargo de las personas que hagan pagos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, de solicitar la inscripción en el RFC de los contribuyentes a los que realicen los pagos; al efecto, estos últimos deberán proporcionar los datos necesarios.

Asimismo, el artículo 118, fracción VI, de la Ley del ISR, señala que los empleadores tendrán la obligación de solicitar a las personas que contraten para prestar servicios personales subordinados, les proporcionen los datos necesarios afin de inscribirlas al RFC, o bien, si ya fueron inscritas antes, les proporcionen la clave del citado registro.

Al respecto, el artículo 117, fracción I, de la ley de la materia, en concordancia con el artículo 17 del Reglamento del CFF, dispone que las personas que obtengan ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán proporcionar a sus empleadores los datos necesarios para su inscripción al RFC; si están inscritas en dicho registro deberán comprobarlo. Cabe señalar que cuando el contribuyente no cuente con el comprobante de inscripción, podrá gestionarlo ante cualquier autoridad recaudadora de la Federación o, en su caso, el empleador lo podrá hacer.

Por otro lado, conforme al artículo 15, fracción III, del Reglamento del CFF, los empleadores comunicarán a los contribuyentes la clave del RFC dentro de los siete días siguientes a aquel en que se presentó la solicitud de inscripción; igualmente, el numeral 17, último párrafo, del mismo reglamento consigna la obligación a cargo de estos últimos de proporcionar el comprobante de inscripción y la copia de la solicitud que al efecto se haya presentado. Es de observar que en la práctica lo anterior no es aplicable, en virtud de que la autoridad fiscal no proporciona en forma inmediata el RFC de las personas físicas que tributan en términos del capítulo I "De los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado" del título IV "De las personas físicas" de la Ley del ISR; por tanto, recomendamos hacer la gestión pertinente.

Procedimiento para inscribir a trabajadores y asimilables a salarios

Hasta el 21 de noviembre de 2003, el requisito de inscribir a trabajadores y asimilables a salarios se cumplía conforme a los lineamientos siguientes:

[ VEA LA TABLA EN EL PDF ADJUNTO ]

Cabe recordar que la regla 2.3.8 vigente hasta el 30 de abril de 2004, indicaba un nuevo procedimiento para cumplir con esta obligación y es el que se consigna actualmente en la regla 2.3.6 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2004-2005, mediante el cual, el empleador deberá presentar escrito libre acompañado de dispositivo magnético debidamente requisitado conforme a las características señaladas en el anexo 1, rubro C, numeral 10, inciso d, punto 3, de la misma resolución (DOF 10/V/2004).

Las características técnicas que deben contener los dispositivos magnéticos y la información para la inscripción de asalariados, son las siguientes:

  1. Disco flexible de 3.5", de doble cara y alta densidad, cuyas etiquetas externas contengan cuando menos los siguientes datos:

    1. RFC del contribuyente.

    2. Nombre, denominación o razón social.

    3. Número de discos que presenta.

  2. Formateo en sistema operativo MS-DOS versión 3.0 o posterior.

  3. Sin tabuladores.

  4. Sólo mayúsculas.

  5. El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII),1 sin importar el nombre del archivo.

  6. La información de los archivos deberá contener tres campos delimitados por comas:

    1. Primera columna: CLAVE CURP a 18 posiciones.

    2. Segunda columna: FECHA DE INGRESO, el formato deberá ser DD/MM/AAAA.

    3. Tercera columna: INDICADOR DE QUE EL INGRESO ANUAL ES MAYOR DE $ 300,000; si un contribuyente recibe ingresos mayores a $300,000 anuales, se indicará con el carácter "X", de lo contrario, esta columna se encontrará vacía y se considerará que no se rebasa ese límite.

    4. El primer registro del archivo debe ser el RFC del patrón a 12 o 13 posiciones, según corresponda, persona moral o física.

    5. Las columnas no deberán contener títulos.

    Dado que en incontables ocasiones los empleadores no cuentan con la clave CURP de las personas sujetas a inscripción, en nuestra edición 356, correspondiente a la segunda decena de marzo de 2004, se elaboró en la sección "Legal-Empresarial" un taller en el cual se detalla el...

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