Guía de las principales obligaciones por cumplir en materia de seguridad social durante 2004

PáginasC8-C16

Cuando una persona física o moral solicita el servicio personal subordinado de diversas personas, asume el compromiso de proporcionar a éstas, durante el tiempo en que están a su cargo, los instrumentos y herramientas necesarias para la ejecución de sus tareas, así como a permitirles el ejercicio de los derechos que en su calidad de trabajadores generarán, tales como el goce de un día de descanso, un periodo vacacional, pago de aguinaldo, prima vacacional, pago de horas extra, y demás prestaciones que al efecto prevé la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Asimismo, la contratación de personal implicará para la empresa el deber de observar y adoptar las medidas de seguridad e higiene que, de acuerdo con la naturaleza de la negociación, sean adecuadas para prevenir accidentes en el uso de las máquinas, los instrumentos y materiales de trabajo, con objeto de procurar y garantizar el bienestar de los trabajadores a su servicio. De ahí que por disposición constitucional, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) sea el organismo encargado de proporcionar la seguridad social a los trabajadores.

No obstante, esta subrogación de responsabilidad, además de conceder otros derechos a los trabajadores, da origen a que el empleador asuma nuevas obligaciones que tendrá que cumplir hasta en tanto exista el vínculo laboral, ya que al infringir alguna de ellas será sancionado según el acto o la omisión, en los términos que al efecto prevé la Ley del Seguro Social (LSS).

De ahí la importancia de que los patrones conozcan los distintos deberes que tienen que cumplir tanto con el IMSS como con el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit), a fin de identificar aquellos que les corresponde observar y el momento en que tendrán que acatarlos.

¿Cuándo se adquieren las obligaciones de seguridad social?

Las personas físicas o morales tienen que registrarse como patrones ante el IMSS, en el momento en que se encuentren en alguno de los supuestos siguientes:

  1. Contraten los servicios de uno o varios trabajadores;

  2. Se constituyan como sociedad cooperativa;

  3. Al iniciar la vigencia del convenio de incorporación que se haya celebrado con el instituto; y

  4. Al iniciar la vigencia el decreto de incorporación del Ejecutivo Federal.

Así, a partir de la fecha en que se presente alguno de los hechos referidos, la negociación o la persona física estará obligada a observar y cumplir, entre otros deberes, los que señala de manera expresa el artículo 15 de la LSS, 29 de la Ley del Infonavit (Linfonavit) y sus reglamentos respectivos.

Obligaciones iniciales

Inscripción patronal

Es la primera obligación que el patrón debe cumplir en un plazo máximo de cinco días hábiles siguientes a la contratación del primer trabajador, al inicio de operaciones de la sociedad cooperativa o al iniciar la vigencia del convenio o decreto celebrado con el IMSS.

Para tal efecto el patrón en forma personal o el representante legal tendrá que acudir a la subdelegación del IMSS correspondiente, de acuerdo con el domicilio fiscal, y presentar la documentación siguiente:

  1. Copia del formato R-1, alta en el Registro Federal de Contribuyentes, presentado ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público;

  2. Original y copia del acta constitutiva, en caso de personas morales;

  3. Original y copia de identificación oficial (credencial de elector, cartilla del Servicio Militar Nacional liberada, licencia o pasaporte vigentes);

  4. Original y copia del poder notarial del representante legal (sólo personas morales);

  5. Comprobante de domicilio a nombre del patrón persona física;

  6. Croquis de ubicación del domicilio;

  7. Carta poder simple e identificación oficial de la persona que recibe el poder, si quien realiza el trámite no es el patrón; y

  8. Formatos Afi l-01 "Aviso de inscripción patronal o de modificación en el registro", Afil-02 "Aviso de inscripción de los trabajadores" y CLEM-01 relativo a la inscripción de las empresas y modificaciones en el seguro de riesgos de trabajo, debidamente requisitados.

Al registrarse ante el IMSS de manera automática el patrón cumplirá también con la inscripción al Infonavit, ya que a partir del 1o. de julio de 1997 existe un proceso único de afiliación, con el cual se otorga un sólo registro patronal para identificarlo en ambos institutos, de acuerdo con el artículo 31 de la Linfonavit; 5o. y 6o. del Reglamento de inscripción, pago de aportaciones y entero de descuentos al Infonavit (Ripaedi).

De esta manera el personal del seguro social asignará el número de registro correspondiente, de acuerdo con el artículo 13 del Reglamento de la LSS en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización (Racerf), y hará entrega de la credencial de registro patronal, una copia del formato Afil-01, del CLEM-01 y del Afil-02, con el sello de recibido.

El registro patronal se asignará de acuerdo con el lugar donde se encuentre ubicado el centro de trabajo; es decir, si la persona física o moral cuenta con varios de éstos, uno de ellos situado en el Distrito Federal (DF) y otros en diversos municipios -pero desarrollan la misma actividad-, el instituto le otorgará un número de registro por el del DFy otro por cada municipio donde se ubiquen los centros de trabajo.

Si después se solicita el registro de una sucursal o filial con distinta actividad y que no contribuya a los fines de la ya registrada, se le asignará un registro patronal distinto, cualquiera que sea el lugar donde se encuentre el centro de trabajo.

En el caso de las sociedades cooperativas, según el último párrafo del artículo 13 del Racerf, tendrá que solicitarse un registro patronal para el aseguramiento de sus trabajadores y otro diferente para asegurar a sus socios.

Por otra parte, considerando que a la fecha el IMSS permite que los patrones puedan inscribir a los trabajadores, presentar las modificaciones de salario y pagar las cuotas a través de medios magnéticos, electrónicos, ópticos, magneto-ópticos, los artículos 14 y 15 del Racerf, prevén el uso del número patronal de identificación electrónica, que servirá como llave pública de sistemas criptográficos, en sustitución de la firma autógrafa, por lo que el patrón tendrá que mostrar tal documento cuando realice por sí o a través de persona autorizada, cualquier gestión en las unidades administrativas del instituto.

En caso de extravío, destrucción o robo del documento de identificación electrónica, el patrón o sujeto obligado deberá avisar al IMSS por escrito, con objeto de que éste proceda a invalidarlo y hacer la reposición, previo pago correspondiente.

Autoclasificación en el seguro de riesgos de trabajo

En términos de los artículos 72, segundo párrafo de la LSS y 18 del Racerf, el patrón al inscribirse por primera vez ante el IMSS o al cambiar de actividad, tendrá que ubicar la actividad de su empresa en el catálogo de actividades del artículo 196 de dicho reglamento; es decir, se autoclasificará a fin de identificar la división, grupo económico, fracción y clase en que conforme a las actividades que desarrollará la entidad le corresponde clasificarse, y así cubrir la prima media de riesgos de trabajo que le es aplicable de acuerdo con su clase, como lo disponen los artículos 72, segundo párrafo y 73 de la LSS.

[ VEA LA TABLA EN EL PDF ADJUNTO ]

Esta prima será aplicable durante el ejercicio en curso, y hasta que el patrón cuente con un periodo anual completo de siniestralidad (1o. de enero al 31 de diciembre) en el que podrá determinar si permanece en la misma prima, disminuye o aumenta, de acuerdo con el artículo 74 de la LSS.

Obligaciones periódicas

Presentación de movimientos afiliatorios

Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se contrate a un trabajador, se modifique su salario o se termine la relación laboral, el patrón tendrá que informar los hechos tanto al IMSS como al Infonavit, a través de los formatos impresos o electrónicos autorizados, según los artículos 15, fracción I, delaLSS; 29 y 31 ,fracción I, de la Linfonavit.

Los formatos impresos que se utilizan son los siguientes:

[ VEA LA TABLA EN EL PDF ADJUNTO ]

No obstante, de acuerdo con los artículos 15, último párrafo de la LSS y 31 de la Linfonavit, los patrones pueden utilizar cualquier medio magnético, digital, electrónico o de telecomunicación autorizado por el instituto para cumplir con dicha obligación. Sólo los patrones que presenten cinco o más movimientos en una sola exhibición, según el artículo 46 del Racerf, invariablemente tendrán que realizar el trámite a través del dispmag (programa desarrollado por el IMSS para presentar los avisos en medios magnéticos) o en otro medio no impreso.

Inscripción de trabajadores

De esta manera los avisos de alta de los trabajadores...

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