Guía 6120. Inventarios y costo de ventas - Guías de Auditoría (versión profesional) - Libros y Revistas - VLEX 593542014

Guía 6120. Inventarios y costo de ventas

Autor:Instituto Mexicano de Contadores Públicos
Páginas:77-94
 
ÍNDICE
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Generalidades

1 El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones, incluyendo los inventarios en tránsito, así como los anticipos a proveedores. Esta inversión generalmente representa uno de los renglones más importantes del activo de las empresas y determinante del costo de ventas y, en consecuencia, de los resultados del ejercicio.

2 El costo de ventas representa el monto de los distintos recursos (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), que intervienen en la adquisición o producción de los bienes o servicios vendidos.

Alcance y limitaciones

3 Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control inter-no y los procedimientos de auditoría que se mencionan en esta guía, se reieren básicamente a empresas industriales y comerciales y no contemplan aquellos procedimientos de auditoría particulares que podrían ser requeridos, en ciertos casos, en empresas con características peculiares, tales como: las de servicios, constructoras, extractivas, agropecuarias, etcétera.

Se recomienda la lectura de esta guía junto con la NIA 501, Evidencia de auditoría.

Objetivo de la guía

4 El objetivo de la presente guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen de los rubros de inventarios y costo de ventas, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma especíica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Objetivos de auditoría

5 Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inventarios y costo de ventas, son los siguientes:

6 a) Comprobar su existencia física.

7 b) Veriicar que sean propiedad de la empresa.

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8 c) Determinar la existencia de gravámenes.

9 d) Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración que no excedan a su valor de realización.

10 e) Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.

11 f) Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.

12 g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados inancieros.

Control interno

13 El estudio y la evaluación del control interno deberá efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identiicación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. En consecuencia, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasiicación de transacciones, salvaguarda física y de veriicación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso de Tecnología de Información (TI).

14 El control interno de inventarios y costo de ventas está vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados. Lo anterior para asegurar la corrección de los inventarios y costo de ventas, incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y su actualización.

15 Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles internos clave en cuanto a:

16 a) Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.

17 En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de valuación de los inventarios y del costo de venta a cifras históricas y actualizadas, deberá ser otorgada por la dirección de la empresa.

18 b) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro.

19 La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como: adquisición, recepción, almacenaje y embarque, evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transacción o controle los registros contables relativos a

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sus propias funciones. La segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.

20 c) Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.

21 El registro oportuno de las inversiones en inventarios, incluyendo en su caso, el pago anticipado a los proveedores y aquellos que están en tránsito, tienen como objeto asegurar que se están registrando en su totalidad dichas inversiones y obligaciones dentro del periodo correspondiente.

22 d) Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas.

23 El establecimiento de formas pre numeradas facilita el control y la captación oportuna en registros contables de los embarques y, en su caso, del registro de la factura y del costo de ventas, asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas transacciones (clientes, ventas, costo de ventas, comisiones, impuestos, etc.), dentro del periodo correspondiente. Asimismo, deberán existir los controles necesarios para otro tipo de embarques, tales como: envíos para maquila, consignación, a vistas, etcétera.

24 e) Control de las devoluciones.

25 La existencia de controles para el manejo de las devoluciones debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas, valuadas y oportunamente registradas dentro del periodo al que correspondan.

26 f) Custodia física adecuada de los inventarios.

27 Deberá existir custodia física y acceso restringido a zonas de almacenaje, producción y embarques, con el propósito de establecer e identiicar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de estos bienes.

28 g) Inventarios físicos.

29 Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los inventarios físicos, así como de su recopilación, valuación y comparación con registros contables, incluyendo la investigación y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.

30 Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltantes, etc., deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente (por lo menos una vez cada ejercicio, salvo si existe un sistema de conteos rotatorios) un conteo de los inventarios propios y de terceros para constatar su existencia. Como consecuencia, será necesario hacer comparaciones con los auxiliares de inventarios respectivos, realizar las investigaciones en caso de surgir diferencias

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sustanciales y, por último, autorizar y registrar oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos en el futuro.

31 h) Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.

32 La contabilidad debe captar información correcta y oportuna sobre la acumulación de los elementos del costo de adquisición y, en su caso, de los de producción (incluyendo transferencias internas) para asegurar la adecuada valuación de los inventarios y la determinación del costo de ventas del ejercicio, así como la actualización de los mismos.

33 i) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.

34 El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en tránsito, en los almacenes de la empresa, en consignación o en poder de terceros, así como de los anticipos otorgados a los proveedores, representan controles que mediante la veriicación por recuentos físicos, conirmaciones, etc., ayudan a determinar la existencia y adecuada valuación de los inventarios, así como para investigar el origen de las diferencias, mermas, etcétera.

35 j) Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en almacenes de la empresa.

36 Cuando existen mercancías propiedad de terceros en consignación, en custodia, etc., se requiere de controles físicos, documentales y en registros que capten oportunamente sus entradas y salidas de los almacenes, con el propósito de distinguirlas de las propias.

37 k) Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

38 Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de inventarios, es necesario veriicar periódicamente la igualdad entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma de registros auxiliares, e investigar y ajustar, en su caso, las diferencias, previa la correspondiente autorización.

39 l) Comprobación de los inventarios físicos por personal interno independiente.

40 Es conveniente que personal distinto (por ejemplo, auditoría interna) de quien autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo comproba-ciones de que los inventarios físicos han sido efectuados adecuadamente desde su planeación hasta el ajuste en registros contables.

41 m) Procedimientos para determinar la pérdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes.

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42 En atención a que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios en el proceso de las operaciones de la empresa, deben...

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