Generalidades

AutorMaría de Lourdes Rojas Cataño
Páginas15-39

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Contabilidad administrativa y contabilidad financiera

El propósito fundamental de la información contable y financiera es ayudar a la toma de decisiones. Las personas que utilizan la información (usuarios) pueden encontrarse dentro de la empresa o estar relacionadas con la misma desde fuera; por ejemplo, las autoridades gubernamentales o los acreedores.

El tipo de información requerida por cada usuario, así como la forma de utilizarla, varía conforme las necesidades de cada uno, lo cual nos lleva a dos grandes ramas de la contabilidad:

· La contabilidad administrativa.

· La contabilidad inanciera.

La contabilidad administrativa es la rama de la contabilidad que genera información para los directivos de una organización. Consiste en el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información que los ayude a cumplir los objetivos organizacionales.

(Horngren Sundem & Stratton 2006: p. 5.)

La contabilidad administrativa se enfoca en los diferentes niveles de administración de una empresa como usuarios internos, e incluye informes acerca de datos operativos, presupuestos y análisis de costo. Su principal interés estriba en medir los resultados de las políticas establecidas, el correcto o erróneo manejo en la gestión de la empresa y encontrar los "puntos amarillos"; es decir, los problemas a los que se enfrenta o podría enfrentarse en el futuro, para tomar las decisiones

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oportunas y asertivas que le permitan efectuar una planeación estratégica para cumplir con sus metas y objetivos, crear valor y minimizar los costos.

Dentro del grupo de usuarios internos están todos los niveles de la fuerza laboral: los administradores o directores, gerentes, jefes de departamento y empleados, en general son quienes deben conocer a fondo los criterios que la empresa sigue, para que actúen en consecuencia.

Hoy día la globalización y la competencia tan abierta en los mercados otorga especial relevancia a la planeación, administración y control de los costos en todo tipo de empresa; industrial, comer-cial y de servicios, de iniciativa privada o pública, ya sea que nuestro posicionamiento esté basado en la diferenciación de nuestros productos y/o servicios o que nuestro posicionamiento esté basado en un liderazgo en costos.

Ciertamente, para la alta administración de una empresa es importante considerar el feedback, es, decir la retroalimentación que recibe acerca de lo ocurrido en el pasado, pero es más importante analizar la información en vías de planear el futuro y tomar medidas presentes para llegar a sus objetivos.

En consecuencia, la contabilidad administrativa es una herramienta indispensable en las fases de planear y controlar las operaciones y el curso de la empresa, en el marco de la planificación estratégica definida.

En la NIF A-1 se define a la contabilidad como:

[...] la técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuralmente información financiera.

La información financiera es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de decisiones económicas.

Normas de Información Financiera 2013, párrafos 3 y 4.

La información es expresada por medio de los estados financieros básicos es útil al usuario en general para contar con elementos de juicio respecto al nivel de eficiencia operativa, rentabilidad, riesgo financiero, grado de solvencia (estabilidad financiera) y liquidez de una entidad. Estos forman parte de la contabilidad financiera y aun cuando son útiles para los usuarios internos, no muestran el nivel de detalle que estos requieren para la toma de decisiones.

Los usuarios externos no están en el interior de la empresa, pero se interesan en la situación de la misma: por ejemplo, en el caso de los proveedores, para asegurar la liquidez que les garantice el cobro de los créditos otorgados; los accionistas potenciales, para medir la rentabilidad que pueden

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obtener por su inversión, etcétera. Este tipo de usuarios se basa en los estados financieros (contabilidad financiera), ya que no cuentan con toda la información generada, como ocurre con los interesados internos.

En el cuadro 1 se presentan de forma resumida y comparativa las diferencias entre la contabilidad administrativa y la financiera, desde diferentes puntos de vista.

Cuadro 1. Diferencias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera.

Fuente: Horngren, Datar, & Rajan 2012, pág. 4.

La contabilidad de costos o contabilidad gerencial

Dentro de la contabilidad administrativa se encuentran como áreas principales la de Contabilidad de Costos y la de Presupuestos, ya que ambas son básicas para la planeación y control de las operaciones y resultados de un ente económico. Por ahora se hablará de los costos, y en otro capítulo abordaremos el tema del presupuesto.

El éxito en los negocios, la rentabilidad, la productividad de los mismos y la búsqueda de decisiones asertivas, requieren de un buen manejo de costos que proporcione información precisa sobre

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el costo real de determinado objeto, ya sea que este se constituya por cada producto, servicio, cliente, departamento o actividad.

La contabilidad de costos mide, analiza y reporta información financiera y no financiera relacionada con los costos de adquisición o uso de los recursos dentro de una organización.

(Horngren, Datar y Rajan, pág. 4.)

La administración de costos forma parte de la planeación estratégica de una empresa en la búsqueda de mayores ingresos y utilidades y un mayor impacto positivo para la sociedad en que se desarrolla, en el caso de entidades con fines de lucro; y mayor y mejor servicio, en el caso de entidades no lucrativas. El registro y control de costos se ha convertido en una valiosa herramienta en la estrategia financiera y de negocios.

Todo ente económico requiere administrar sus costos, sin importar el tamaño, el giro, o si es privado o público. El conocimiento, planeación y control de costos es un elemento importante en las estrategias para aumentar la cadena de valor en una empresa y tomar decisiones sobre la cadena de suministros.

La cadena de valor es la secuencia de funciones en las que se añade utilidad a los productos o servicios que ofrece un ente económico a sus clientes, por ejemplo; los sistemas de distribución, el diseño de los productos, etcétera. Localizar las funciones que agregan valor y las que no lo hacen, proporciona una guía para saber en dónde se pueden recortar gastos sin afectar la valía de nuestros productos o servicios y en qué área tenemos que mantener o incluso aumentar la inversión para conservar o incrementar el valor.

Como ejemplo se puede mencionar a la empresa Bimbo, cuyo mayor éxito es la distribución de sus productos, ya que a pesar de ser perecederos, podemos encontrarlos en cualquier parte, aun en las tienditas a la orilla de las carreteras, y siempre estarán dentro de las fechas para ser consumidos.

Por su parte, 3M de México que, como es bien sabido, invierte una gran cantidad de recursos en investigación y desarrollo, siempre está en busca de innovaciones que le mantienen a la cabeza de las empresas de su ramo.

Hoy en día, las empresas y los consumidores están volteando cada vez más hacia la responsabilidad social que los entes económicos deben asumir, como parte de la cadena de valor que generan.

En otro orden de ideas, es necesario indicar que otras decisiones basadas en el conocimiento de la cadena de valor son: definir qué actividades pueden ser canalizadas a outsourcing y cuáles definitivamente debemos atender directamente y saber en qué funciones tenemos que invertir más recursos por ser las que agregan valor a nuestros productos.

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La cadena de suministros describe toda la información y recursos que fiuyen desde la adquisición del material, pasando por la fase de producción, venta y distribución, hasta la entrega del producto terminado a los clientes.

Las empresas están en la búsqueda de renglones o conceptos en donde puedan reducir sus costos; el conocimiento de la cadena de suministros nos ayuda para este fin, siempre considerando la cadena de valor.

La definición de los términos "costo" y "gasto" varía según los puntos de vista de diversos autores. Se considera que los costos se vuelven gastos cuando pasan al estado de resultados, así la inversión realizada en la producción de un objeto, es un costo representado por el valor del inventario, y se convertirá en gasto cuando la mercancía se venda y produzca un ingreso. Por otro lado, las operaciones referentes a venta, distribución y administración, representarían un gasto desde el principio, porque estos renglones no forman parte del inventario sino que pasan directamente al estado de resultados.

En mi opinión, el costo es un conjunto de gastos, por lo que un renglón puede ser considerado costo o gasto según el conjunto o subconjunto en que se le ubique en un momento dado. Por ejemplo: el costo de operación se integra por los gastos de venta y...

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