Expedientes de los trabajadores. Conozca los elementos que deben integrarlos - Núm. 752, Marzo 2015 - Práctica Fiscal - Libros y Revistas - VLEX 576753418

Expedientes de los trabajadores. Conozca los elementos que deben integrarlos

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Introducción

Se denomina expediente de los trabajadores al conjunto de documentos que incorporan los actos de la vida administrativa del personal de una empresa.

El objetivo de conformar un expediente laboral es facilitar el proceso de administración de control a fin de identificar la información de cada integrante de la empresa; dicho expediente debe ser actualizado cada vez que haya cambios en el estatus de contratación, incluyendo aspectos salariales, cambios de adscripción o de tipo de personal, como estado civil, académico, beneficiarios, entre otros.

Comentamos los puntos clave en la integración de los expedientes de los trabajadores, entre otros, su importancia, así como los datos y documentos que los conforman y su plazo de conservación.

Importancia del expediente laboral

El expediente laboral es útil como medio de probanza ante algún conflicto laboral; en este sentido, el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de documentos que demuestren los aspectos siguientes:

1. Fecha de ingreso del trabajador.

2. Antigüedad.

3. Inasistencias.

4. Causas de rescisión de la relación laboral.

5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT.

6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido.

7. Contrato de trabajo.

8. Duración de la jornada laboral.

9. Pago de días de descanso y obligatorios.

10. Disfrute y pago de vacaciones.

11. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.

12. Monto y pago del salario.

13. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades.

14. Incorporación y aportaciones al Infonavit.

Momentos en los que se recaban elementos del expediente laboral

El expediente laboral se integra en diversos momentos, entre otros, en los siguientes:

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Datos y documentos que integran el expediente al inicio de la relación laboral

En la siguiente tabla se muestran los datos y documentos que se deben integrar a los expedientes de los trabajadores al inicio de la relación laboral:

Documento Descripción
Solicitud de empleo. No es un documento obligatorio por ley; sin embargo, su utilidad radica en que gracias a él se pueden obtener diversos datos del solicitante, como información general, grado de estudios, habilidades y conocimientos técnicos, características económicas, antecedentes de trabajo y motivos de separación, conocimientos sobre el puesto que se solicita, etcétera.
Contrato individual de trabajo. De acuerdo con el artículo 24 de la LFT, las condiciones de trabajo deberán constar por escrito (en un contrato individual de trabajo), y quedará un ejemplar en poder del patrón y otro para el trabajador.
El contrato individual de trabajo deberá ser el original, y será importante verificar que la información contenida en el mismo esté actualizada y se encuentre vigente. Aquí lo importante es recabar la firma del trabajador, para comprobar que acepta las condiciones de trabajo y las políticas aplicables durante la relación laboral.
Escrito de confidencialidad. Expresamente, la LFT no establece la aplicación de los avisos de confidencialidad; sin embargo, el artículo 56 señala que las condiciones generales de trabajo se deben hacer constar por escrito a fin de que tanto el patrón como el trabajador entablen una relación armoniosa de sus derechos y sus obligaciones. Ahora bien, considerando que el artículo 134, fracción XIII, de la LFT estipula como una obligación para los trabajadores guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa, el patrón podrá estipular un escrito mediante el cual el empleado se comprometa a guardar el secreto respecto a la información o los procesos en los que intervenga.

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Documento Descripción
Antecedentes familiares y personales. Estos datos se recaban con la finalidad de conocer los antecedentes del trabajador y que en determinado momento pudieran afectar la relación obrero-patronal; por tanto, el momento ideal para recabarlos es la contratación; así, con unas sencillas preguntas el entrevistador podrá allegarse de información importante.
Documentos personales. En la integración del expediente laboral es importante que el empleador solicite al trabajador los documentos siguientes:
1. Comprobante de domicilio.
2. Constancia del último grado de estudios.
3. Cédula profesional.
4. Cartilla del Servicio Militar Nacional.
5.
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