Estrategia
| Autor | Héctor Debernardo/Margarita Hurtado Hernández |
| Páginas | 23-38 |
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¿Cuándo fue la última vez, estimado lector, que pensó detenidamente cómo quiere que sea su empresa dentro de cinco años, cómo es ahora y qué se tiene que hacer para llegar al estado deseado?
En la mayoría de las PYMES, dueños y colaboradores están enfocados en la operación diaria y rara vez planifican el futuro. A veces no se tiene la preparación o el tiempo necesarios, pero generalmente no se percibe el valor de disponer de un plan de acción y por ello no se asignan los recursos requeridos para elaborarlo.
¿Cómo se puede operar sin tener una visión clara de a dónde se quiere ir y qué camino seguir para llegar allí? ¿Cómo saber si las acciones diarias contribuyen o no al crecimiento y desarrollo de la empresa? ¿Es posible delegar en estas circunstancias?
Muchos empresarios atribuyen su falta de planeación a que los métodos destinados a tal fin son complicados y demandan demasiado tiempo. Sin embargo, existen algunos sencillos de usar que generan en poco tiempo planes suficientemente buenos. Uno de ellos consiste en los siguientes pasos:
1. Hacer una junta con los colaboradores principales. Es importante que estén presentes todos aquellos que son clave para la ejecución del plan.
2. Definir claramente cómo se quiere que sea la empresa en, por ejemplo, cinco años. Debe hacerse una descripción cuantitativa: Ventas, utilidades, flujo de efectivo, cumplimiento con los clientes, calidad, tamaño, etc.
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De este modo, todo el equipo estará enfocado hacia un objetivo común.
3. Preguntar a cada persona qué impide ser como se desea. Es decir, preguntar por qué razones la empresa no puede alcanzar su objetivo en este momento. De este modo se busca identificar los obstáculos que deberán superarse para llegar a la situación deseada.
4. Establecer prioridades. Esto es, qué obstáculos deben superarse primero, cuáles a continuación, y así sucesivamente.
5. Preguntar qué otras actividades deben realizarse para alcanzar el objetivo planteado. Incorporarlas al listado de obstáculos y asignarles prioridades.
6. Asignar plazos y un responsable de superar cada obstáculo o realizar cada actividad.
7. Establecer premios y castigos según el avance en la ejecución del plan.
8. Dar seguimiento con la frecuencia establecida.
Imaginemos una empresa pequeña, dirigida por su dueño, que produce y comercializa verduras en conserva. Cuenta con 15 colaboradores, factura USD 500,000 al año, tiene una utilidad igual al 10% de sus ventas y su liquidez es adecuada para el volumen de operación actual. El método propuesto se aplica de la siguiente manera:
1. El dueño reúne a los colaboradores clave.
2. El dueño establece que su objetivo es que la empresa esté en la siguiente situación dentro de cinco años: USD 2,000,000 de facturación anual, utilidad igual al 20% de las ventas y sin problemas de liquidez.
3. El dueño solicita a cada colaborador que exponga una razón que impide alcanzar el objetivo en este momento. Algunos posibles obstáculos son:
a. Los competidores están bajando sus precios. Esto impide poder elevar los nuestros y aumentar el volumen de ventas.
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b. No tenemos suficiente capacidad para procesar la cantidad de verduras requerida. No es posible satisfacer la demanda objetivo usando el equipamiento y el personal actuales.
c. No hay suficiente consumo de verduras en la zona donde actualmente se vende.
4. El orden en el cual deben superarse los obstáculos depende de las condiciones de mercado. Si, por ejemplo, los clientes esperan que sus pedidos sean satisfechos inmediatamente, primero habría que superar el obstáculo “3-b” y luego “3-c” y “3-a”. Si, por el contrario, los clientes están dispuestos a esperar por el producto una vez hecho el pedido, entonces es posible superar primero los obstáculos “3-a” y “3-c” y luego “3-b”, táctica que es más segura para la empresa.
Un mismo obstáculo puede eliminarse de varias maneras. “3-b”, por ejemplo, puede superarse incrementando la capacidad de producción o bien comprando producto a un competidor.
5. El abastecimiento de verduras no es un obstáculo para la empresa, ya que las cantidades necesarias para satisfacer la demanda objetivo son muy pequeñas en relación al volumen que se vende diariamente en el mercado de abasto. Es por ello que no fue listado en el paso 4.
Sin embargo, habría que realizar las negociaciones de precio y plazo de pago con los proveedores, para el nuevo nivel de compras estimado. Este es un ejemplo de actividad necesaria para alcanzar el objetivo aunque no se requiera para superar los obstáculos listados en el paso 4.
6. El equipo define qué debe estar terminado en cada semestre y qué resultados intermedios se espera obtener. El dueño asigna responsables.
7. El equipo establece qué premio tendrán sus integrantes en caso de alcanzar los resultados semestrales establecidos o qué consecuencias negativas habrá en caso de no hacerlo.
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8. El equipo decide reunirse quincenalmente para revisar avances y modificar el plan en caso de ser necesario. El equipo debe tener la disciplina de cumplir con este acuerdo.
Como se puede observar, este método permite generar un plan de acción aprovechando la habilidad que tenemos los seres humanos de identificar rápidamente razones por las cuales no se pueden hacer las cosas.
Las organizaciones son sistemas complejos. La dificultad de administrarlas aumenta porque, además, existen importantes fuentes de variabilidad internas y externas, entre las que podemos mencionar a la demanda, proveedores, competidores y factores macroeconómicos.
A pesar del aparente caos generado por la combinación de complejidad e incertidumbre, existen herramientas que permiten administrar eficazmente, las cuales tienen dos elementos en común:
- Un mecanismo de enfoque hacia los factores clave del negocio, que ayuda a asignar los recursos a lo verdaderamente importante. Esto se tratará en la causa de fracaso “No tener claro qué determina la capacidad de la empresa para generar dinero”.
- Mecanismos de protección ante las diferentes fuentes de variabilidad, que permiten atenuar posibles consecuencias negativas.
Si bien es imposible prever ciertos eventos, las empresas muchas veces cometen el error de no prepararse para aquellos que podrían haber anticipado. En este sentido, es importante destacar que existen diferentes tipos de variabilidad:
- Eventos totalmente imprevisibles. Por ejemplo: El atentado del 11 de septiembre de 2001 a las Torres Gemelas en Estados Unidos de América modificó dramáticamente los patrones...
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