Documentos relacionados con las operaciones de comercio exterior - Procedimiento de auditoría para la revisión de operaciones de comercio exterior - Libros y Revistas - VLEX 511628802

Documentos relacionados con las operaciones de comercio exterior

Autor:Luis Z. Cabeza García
Páginas:126-144
 
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Hay una amplia gama de documentos que se relacionan con las operaciones de comercio exterior y que requieren de comentarios y observaciones para poder redondear una adecuada revisión a las operaciones efectuadas y por qué no, las que haya que efectuar en un futuro. Todos los documentos a mencionar vienen formando parte de los pedimentos, de manera directa o indirecta.

Al ser la auditoría una actividad que nos exige el empleo de metodología, procederemos a enumerar los documentos de acuerdo con su orden de aparición en términos generales, dentro de lo que es una operación de comercio exterior.

Se aclara que el orden de aparición no es rígido y se establece con base en situaciones generales.

Cotizaciones

En toda entidad que tenga un mínimo de organización, debe estar establecido el sistema de cotizaciones de mercancías, sobre todo en las que realizan actividades comerciales e industriales. Incluso hay casos en los que se tiene que hacer concursos, tanto nacionales con empresas de proveeduría como internacionales.

Por lo general, el sistema de trabajo que se emplea en estas cotizaciones es el solicitar tres diferentes. La solicitud puede ser por cualquier medio, ya sea telefónico, Internet, fax, correo, etc.

El manejar cotizaciones proporciona transparencia a los mane-jos de la entidad y a las funciones que realizan los responsables de las áreas de compras.

Pedidos

Los pedidos son consecuencia del análisis de las cotizaciones.

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Una vez que se hace el comparativo entre las diferentes cotizaciones obtenidas, se formula el pedido al proveedor que resultó seleccionado, debiendo precisarse en este documento todas las condiciones, descripciones, precios, términos de entrega de las mercancías, etcétera.

Contratos de Compraventa

Aunque muchas veces no se llegan a celebrar los contratos de compraventa, ya que para algunas entidades basta el pedido; en general son los proveedores los que solicitan la celebración de este tipo de contrato de compraventa para tener el recurso legal en caso de algún conflicto.

Cartas de Crédito

Estos instrumentos son los que se usan extensivamente en el comercio exterior y por lo general son de tipo irrevocable y en algunos casos, además, de naturaleza confirmada.

Muchas entidades, con el paso del tiempo y de que el proveedor va conociendo de la solvencia de la misma, ante los elevados cargos que hacen las instituciones bancarias por las negociaciones de este tipo de instrumentos, optan por proporcionar el crédito de manera directa, entre el proveedor y la entidad adquiriente.

Las condiciones de esta clase de documentos, son rígidas y obedece ello a la seguridad que busca, tanto el que la suscribe, como el beneficiario.

Comprobantes de Compraventa de Divisas

Cuando no existe la intervención de una carta de crédito, puede darse el caso de que la entidad compradora de la mercancía, adquiera en bancos o casas de cambio las divisas necesarias para efectuar los pagos de las mercancías, transacciones que aportan documentos de comprobación con datos concretos.

Documentos que Amparan Créditos Comerciales

En algunos casos las entidades manejan créditos comerciales con instituciones bancarias para la compra de mercancías en el extranjero.

Puede presentarse el caso de entidades establecidas en México, que recurran a instituciones bancarias establecidas fuera del país para la negociación de esta clase de operaciones, ante lo elevado de los costos financieros que cobran los bancos en nuestro país.

De estos créditos, necesariamente habrá de existir la documentación comprobatoria necesaria.

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Contratos de Arrendamiento Financiero

Esta clase de contratos celebrados tanto a nivel nacional como internacional, se emplean en su mayoría para la renta financiera de equipos que pueden conformar activos fijos para las entidades.

Se acostumbran para manejo de maquinaria y equipos varios.

Contratos de Proveeduría Internacional

Con la globalización tenemos varias empresas que se dedican a la proveeduría internacional de toda clase de mercancías, algunas de ellas están establecidas en nuestro país y la mayoría está en el extranjero.

Por lo general, efectúan un trabajo eficiente y claro, aunque se ha llegado a observar que por compromisos de rapidez en las entregas u otras particularidades, incurren en graves violaciones a la Ley Aduanera y en costos representativos.

Factura Comercial

La factura comercial, es el documento comprobatorio por excelencia de diversos aspectos, entre ellos la propiedad, la legal tenencia, el valor del bien, la posibilidad de la determinación del aspecto de obsolescencia, la representación formal de los activos fijos de personas físicas y entidades.

En el comercio exterior, ante la aduana, es el documento básico para la determinación del valor de las mercancías y de ahí las consecuencias de los aspectos impositivos que las afectan.

De conformidad a lo que nos marcan los artículos 36, fracción I y 59-A, los que lleven a cabo operaciones de comercio exterior están obligados a transmitir electrónicamente a la autoridad aduanera, los datos pertinentes del valor de las mercancías y sus particularidades comerciales, con el fin de obtener el acuse correspondiente y éste plasmarlo en el pedimento a la hora de su captura (COVE).

La obligación de presentar la factura comercial inicia cuando las mercancías tienen un valor superior a los trescientos dólares de los Estados Unidos de América, de conformidad con lo que nos indica la regla general 3.1.5 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

Los originales de las facturas, por ser documentos que comprueban la propiedad de las mercancías, además de ser de títulos de crédito, no deben adjuntarse a los pedimentos en ningún caso y deben ser objeto de un control especial por parte de las contralorías o departamentos de contabilidad de las entidades.

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Se ha observado que en muchos casos, por desconocimiento, los departamentos contables, de contraloría o de tráfico, le prestan poca atención a este aspecto.

La regla general citada con anterioridad, también nos especifica los datos que deben contener las facturas, y éstos son:

a) Lugar y fecha de expedición.

b) Nombre y domicilio del destinatario de la mercancía.

Nota: Se hace ver que puede existir el caso de operaciones asu-midas por otra persona o entidad diferente a la persona a la cual fue expedida la factura. Si éste es el caso, dicha circunstancia deberá aparecer anotada en todos los tantos de las facturas.

c) La descripción comercial detallada de las mercancías y la especificación de ellas en cuanto a clase, cantidad de unidades, números de identificación, valores unitario y total en el lugar de venta. No se considerará descripción comercial detallada, cuando la misma venga en clave.

d) Nombre y domicilio del proveedor o vendedor.

Independientemente de lo ya mencionado, debe tenerse presente el uso de las condiciones generales de comercialización de las mercancías y los usos generales en el manejo de las facturas, mencionando a continuación los datos básicos que debe contener:

1. Nombre de quien la expide (persona física o moral).

2. Dirección completa de quien la expide. Puede presentarse el caso de que se expidan facturas con datos de los centros administrativos o corporativos y no necesariamente de la entidad que está realizando la venta en forma directa.

3. Código Postal y país de quien la expide.

4. Teléfonos, fax y correo electrónico de quien la expide.

5. Nombre completo de la persona a la cual se expide (persona física o moral).

6. Dirección de la persona a la cual se expide.

7. Código postal y país de la persona a la cual se expide.

8. En su caso, aunque no es frecuente, teléfono y fax de la persona a la cual se expide.

9. La mención en cualquier idioma de la palabra "Factura".

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10. Lugar y fecha de expedición.

11. Los términos de venta de la factura.

12. El número de clave del cliente o comprador.

13. La vía de embarque de la mercancía.

14. El número de conocimiento de embarque de la mercancía, guía aérea, talón, etc.

15. La referencia a números de listas de empaque que se correlacionan con la mercancía.

16. El peso neto y bruto de la mercancía.

17. La fecha de embarque de la mercancía.

18. El dato en clave, iniciales o nombre del comisionista o vendedor que intervino en la operación.

19. El país de origen de las mercancías.

20. Alguna restricción sobre el país de destino de las mercancías, en atención a las limitaciones de comercio internacional establecidas a nivel individual de un determinado país o de acuerdo con las disposiciones asociadas a la Organización de las Naciones Unidas, como por ejemplo los denominados "Embargos" a ciertos países.

21. Alguna certificación legal o de autenticidad sobre los datos contenidos en la factura.

22. Nombre, cargo y firma del responsable de expedir la factura.

23. Las marcas y números de los bultos que contienen las mercancías.

24. Los números de series de las mercancías en determinados casos.

25. La descripción de las mercancías, abarcando los siguientes datos:

· Número de partida o ítem.

· Descripción genérica de las mercancías.

· Cantidad vendida.

· Cantidad en back order o por surtirse.

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· Precio unitario.

· Valor total.

· Claves de código de producto, para identificación vía cómputo, ya sea por dígitos o por códigos de barras.

· La mención de descuentos sobre los precios.

26. La mención de número o números de contenedores.

27. Si es factura única o es una factura en relación con una serie de ellas.

28. Número de pedido o de contrato.

29. Información general sobre el instrumento de pago (nombre de banco, número de carta de...

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