Cumplimiento oportuno de obligaciones al utilizar el programa "IMSS desde su empresa"
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Los avances tecnológicos y de telecomunicación poco a poco han sido adoptados por las entidades y dependencias de la administración pública, en beneficio de los particulares, ya que a la fecha son diversos los trámites que pueden realizarse a través de Internet, con lo cual se agiliza tanto el plazo de respuesta de la autoridad como el cumplimiento de obligaciones.
Así, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) bajo el procedimiento denominado "Comunicación de movimientos afiliatorios de los trabajadores asegurados, mediante dispositivos magnéticos o por aviso masivo", ofrece a las empresas la opción de comunicarle tales movimientos, mediante el sistema "IMSS desde su empresa" (IDSE).
Con este sistema, es posible que las empresas mantengan una comunicación directa con el IMSS, sin trasladarse a las oficinas de éste, ya que los patrones pueden presentar desde sus instalaciones los movimientos de reingreso, modificación de salario y baja de sus trabajadores en forma oportuna y confiable, toda vez que la transmisión y recepción de la información será por medio del intercambio electrónico de datos, conocido como Electronic Data Interchange (EDI), por ser el nombre que reciben los programas que integran la tecnología de intercambio.
De tal manera que el empleo de este sistema no es obligatorio para el sector patronal, pues de acuerdo con los artículos 15, último párrafo, de la Ley del Seguro Social (LSS) y 46 del Reglamento de la LSS en materia de afiliación, clasificación de empresas, recaudación y fiscalización (Racerf), sólo los patrones que presenten en una sola exhibición cinco o más movimientos afiliatorios tienen que hacerlo a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza, siendo así el dispmag y el IDSE los más utilizados a la fecha. Mientras que para aquellos patrones que presenten de uno a cuatro movimientos el uso de éstos aún sigue siendo opcional.
Sin embargo, considerando que desde el 1o. de julio pasado, la mayoría de las subdelegaciones del IMSS requieren la presentación de movimientos afiliatorios a través del IDSE, es importante que el empleador conozca cómo opera dicho sistema así como los servicios que ofrece, con objeto de evaluar los beneficios que podría tener.
El sistema IDSE opera bajo dos alternativas: software tradicional y vía Internet, y a un cuando ambas son plataformas amigables que llevan de la mano al operador, la conveniencia de utilizar uno u otro está determinada por las necesidades y número de información que maneje cada empresa.
La operación de las dos versiones de IMSS desde su empresa implica la comunicación de la información de manera electrónica, ya que el patrón captura la información de los movimientos afiliatorios (reingresos, bajas y modificaciones de salario), a través de Internet desde su oficina, y los envía al IMSS utilizando el EDI.
El IMSS los recibe electrónicamente, procesa y envía la notificación del registro a la empresa.
De ahí que para utilizar el IDSE sólo se requiere que la empresa cuente con una PC Pentium I o superior, con un mínimo de 32 Mb en memoria RAM, 30 Mb en disco duro, con Windows 98 o superior y una conexión a Internet por Modem o red.
Sin embargo, para operar el software tradicional se requiere contar con el software para el intercambio electrónico de datos (EDI) y con los servicios de una red de valor agregado (VAN, Value Added Network).
Estos servicios se podrán contratar con los provedores autorizados, de ellos algunos se citan al final del taller.
Así, una vez que se reúnan tales requisitos el patrón tendrá que solicitar ante el IMSS su incorporación al programa IDSE.
El patrón o su representante legal acudirán ante la supervisión de servicios de Afiliación y vigencia de derechos de la delegación del IMSS, correspondiente a su domicilio fiscal, a fin de recibir mayor información de la operación del sistema y proceder como sigue:
Homologación de la información
Con el fin de empatar la información que tiene registrada el IMSS, en su base de datos, con la contenida en los archivos de la empresa, los patrones interesados en operar el sistema IMSS desde su empresa tendrán que realizar una homologación de los nombres y número de seguridad social de cada uno de los trabajadores inscritos.
Para tal efecto, de manera previa a su adhesión, el patrón solicitará por escrito, al IMSS, la base de datos de los registros patronales asignados, y entregará una lista de los números de registro patronal que incorporará al sistema. El instituto proporcionará a la empresa, en un plazo de ocho días hábiles, contados a partir de la fecha de la suscripción, la información contenida en los archivos institucionales, relativa al último movimiento afiliatorio registrado...
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