Contratación de auditores externos. Una perspectiva desde el comité de auditoría
| Autor | Guillermo Sánchez Arrieta |
| Cargo | Director Corporativo de Auditoría Interna, Bimbo |
| Páginas | 50-54 |
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La intervención del comité puede resultar en una recomendación al consejo de administración o en la contratación directa, situación que depende de los atributos específicos de cada comité.
Al considerar que esta actividad será vista con mayor frecuencia, veo conveniente dar algunas ideas para apoyar a los integrantes de dichos comités en el cumplimiento de esta obligación.
El comité de auditoría, para cumplir con este cometido, debe elaborar un plan completo, que tome en consideración todos los elementos que intervienen, desde la oportunidad en el tiempo, los servicios y hasta los elementos de juicio que pondrá en juego, así como las bases para la negociación de los precios.
En todos los casos es recomendable hacer un proceso de licitación o concurso ordenado y profesional que contenga y contemple una base uniforme, que permita comparar objetivamente las propuestas, que explique claramente las necesidades/servicios que se pretenden y que detalle el proceso que seguirán internamente para determinar al ganador del concurso.
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Considero como un factor fundamental para el éxito del concurso, contar con el tiempo suficiente para que puedan desahogarse todos los temas inherentes. Cuando se cuenta con el tiempo necesario, el proceso puede planearse, organizarse y ejecutarse adecuadamente y éste es el ideal, pero no siempre es así; me referiré al primer escenario, en donde hay tiempo suficiente para todos los actores.
Entre las cuatro grandes firmas de auditoría hay una gran calidad y amplia gama de servicios, pero también existen otras que, por su tamaño, ubicación geográfica o rango de precios, pueden considerarse como idóneas dentro de este proceso. El primer paso a dar, después de haber inventariado todos los servicios que se van a poner a concursar, es determinar a quiénes se va a invitar a concursar.
Una vez hechas las invitaciones a las firmas que el comité de auditoría haya decidido poner a concursar, y una vez salvado el importantísimo tema de los convenios de confidencialidad, deberá entregar, preferentemente por escrito, las bases del evento, además de entrevistarse con los representantes de esas firmas a efectos de clarificar los aspectos generales de los servicios requeridos y la forma en la que se desarrollará el concurso.
Las bases del concurso pueden contar con un índice como el que a continuación sugiero:
• Introducción.
• Propósito del documento.
• Definición y descripción de la sociedad.
• Relación de los servicios requeridos.
• Características de los servicios requeridos.
• Visita a instalaciones, plantas y entrevistas con ejecutivos clave.
• Contactos al interior.
• Información de la(s) firma(s) de Contadores Públicos.
• Características de la propuesta técnica y de la cotización.
• Calendario del concurso.
• Metodología del concurso.
En este capítulo pueden señalarse cuáles son los motivos que llevan al comité de auditoría a iniciar el proceso de licitación de los servicios, por lo que a las firmas invitadas les deberá quedar claramente definida la situación ante la que están presentes, como:
• Una entidad nueva que nunca antes ha tenido operaciones y requiere contar con estos servicios profesionales.
• Una entidad que, por diversas circunstancias, desea cambiar de firma por las siguientes razones:
- Requiere cambiar. Es el cambio por el cambio mismo; existen adeptos pero también detractores a esta situación. Es necesario analizar ventajas y desventajas de cambiar o permanecer.
- Existe una clausula en los estatutos sociales que obligue...
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