Contabilizacion de la nómina

AutorLuis Angel Orozco Collín
Páginas331-349

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13.1. Generalidades

La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios:

Los registros de nómina de los que hemos hablado (los acumulados) deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad (ver artículo 15-II y 27 últimos párrafos LSS).

Naturalmente, debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.

La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:

• Debe ser completa. Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo (semanal, quincenal, confidencia, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.

• Debe ser confiable. Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la nómina.

• Debe ser significativa. El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable.

• Debe ser oportuna. Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado.

• Debe ser clara. Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro.

• Debe ser estable. La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.

La contabilización de las unidades que tenemos registradas en deter-minados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera.

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Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas.

Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.

13.2. Catalogo de cuentas

Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:

1 Cuentas de Activo 1 1 Disponible 1 1 001 Caja 1 1 001 001 Caja M.N. 1 1 010 Bancos 1 1 010 001 Bancos M.N. 1 1 010 001 0379 Bancomer Cta 123456 M.N. 1 2 032 Funcionarios y Empleados 1 2 033 Deudores Diversos 1 2 033 000 6135 Proyecto “Xyz” 1 2 040 Contribuciones a Favor 1 2 040 000 0980 Subsidio para el empleo 1 2 070 Otros Activos Circulantes 1 2 070 Gastos por Comprobar
2 Cuentas de Pasivo

2 1 Circulante 2 1 020 Acreedores Diversos 2 1 020 000 0378 Banamex 2 1 020 000 0742 Caja de Ahorros 2 1 020 000 0826 Cía de Seguros ‘X’ 2 1 020 000 2044 INFONACOT 2 1 020 000 2045 Fondo de Ahorro 2 1 020 000 2050 Honorarios por pagar 2 1 020 000 3150 INFONAVIT 2 1 020 000 5950 Pensión Alimenticia 2 1 020 000 6160 PTU 2 1 020 000 6664 Rentas IMSS 2 1 020 000 7098 Sindicato 2 1 020 000 7266 Sueldos y Salarios por Pagar 2 1 020 000 7462 Tienda Comercial “W” 2 1 040 Provisiones 2 1 040 000 6132 Provisión Aguinaldos 2 1 040 000 6133 Provisión Prima Vacacional 2 1 040 000 6134 Provisión Vacaciones

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2 1 050 Impuestos por Pagar 2 1 050 000 0224 Aportaciones INFONAVIT 2 1 050 000 1022 Cuotas IMSS 2 1 050 000 3136 Impuesto sobre Nóminas 2 1 050 000 3137 Impuesto ISR Sueldos 2 1 050 000 3138 Impuesto ISR Asimilables 2 1 050 000 3139 Impuesto local sobre nóminas
4 Cuentas de Resultado Acreedoras 4 0 450 Productos Financieros 4 0 470 Otros Productos 4 0 470 599 Otros Productos Diversos 5 050 Cuentas de Resultados Deudoras 5 0 500 Gastos de Producción 5 0 500 001 Mano de Obra Directa 5 0 500 002 Mano de Obra Indirecta 5 0 500 004 Jubilaciones 5 0 500 005 Prestaciones de Previsión Social 5 0 500 006 Liquidaciones 5 0 500 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT 5 0 500 008 Honorarios 5 0 500 020 Impuestos Locales 5 0 500 030 Viáticos y Gastos de Viaje 5 0 500 098 Gastos No Deducibles 5 0 500 099 Otros Gastos Diversos 5 0 510 Gastos de Venta 5 0 510 003 Sueldos y Salarios 5 0 510 004 Jubilaciones 5 0 510 005 Prestaciones de Previsión Social 5 0 510 006 Liquidaciones 5 0 510 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT 5 0 520 008 Honorarios 5 0 510 020 Impuestos Locales 5 0 510 030 Viáticos y Gastos de Viaje 5 0 510 098 Gastos No Deducibles 5 0 510 099 Otros Gastos Diversos 5 0 520 Gastos de Administración 5 0 520 003 Sueldos y Salarios 5 0 520 004 Jubilaciones 5 0 520 005 Prestaciones de Previsión Social 5 0 520 006 Liquidaciones 5 0 520 007 Aportaciones IMSS e INFONAVIT 5 0 520 008 Honorarios

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5 0 520 020 Impuestos Locales 5 0 520 030 Viáticos y Gastos de Viaje 5 0 520 098 Gastos No Deducibles 5 0 520 099 Otros Gastos Diversos 5 0 550 Gastos Financieros 5 0 570 Otros Gastos 5 0 570 099 Otros Gastos Diversos

13.3. Las llaves contables y su uso

Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables.

Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado.

Decíamos en el Capítulo 4., que cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Para nuestro estudio, utilizaremos el mismo número de concepto.

Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, Sueldos y Faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Designaremos al primero, Sueldos, como concepto principal y los demás serán conceptos secundarios para estos efectos.

Naturalmente, los conceptos que son Percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan.

A los conceptos que no se contabilicen, les daremos la Clave Contable 999.

También deberemos establecer Llave contable para las contra - cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando.

También cada empleado deberá tener una Clave Contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.

Los valores posibles serán:

  1. Mano de Obra Directa
    02. Mano de Obra Indirecta
    03. Gastos de Venta
    04. Gastos de Administración
    05. Otras Cuentas

También podrá haber subdivisiones de éstas.

Con base en estas claves podremos direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de...

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