Contabilidad electrónica para efectos fiscales. Principales preguntas y respuestas para los contribuyentes que empiezan a cumplir en 2016
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· Contabilidad fiscal, ¿es contribuyente con ingresos inferiores a $4’000,000? Prepárese para llevarla en registros electrónicos y enviarla al SAT a partir de 2016
Taller de prácticas, sección Fiscal -edición 777
Mediante los resolutivos tercero y cuarto de la Séptima Resolución de modificaciones a la RMF para 2014 se estableció la gradualidad de la contabilidad electrónica, y se dispuso que sólo aquellos contribuyentes que hubieran obtenido ingresos acumulables superiores a $4’000,000 en 2013, así como las instituciones financieras, serían los que estarían obligados a llevar y enviar su contabilidad electrónica, a partir del 1o. de enero de 2015, mientras que el resto de los contribuyentes lo harían a partir de enero de 2016. Esta situación la corroboraron tanto el SAT como la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon) en los primeros meses de 2015.
En este sentido, la mayoría de los contribuyentes deberán llevar su contabilidad de manera electrónica y enviarla al SAT a partir de 2016, por lo que desde ahora tendrán que prepararse para cumplir sin contratiempos esta obligación.
Al efecto, debido a que persisten dudas sobre la contabilidad electrónica, llevamos a cabo una recopilación y actualización de las preguntas más frecuentes sobre este tema, a las que enseguida damos respuesta.
1. ¿Es necesario llevar una contabilidad diferente a la financiera?
R. No, la contabilidad es única y es la que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado a aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las normas de información financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad "United States Generally Accepted Accounting Principles" (USGAAP) o las normas internacionales de información financiera (IFRS, por sus siglas en inglés), y en general, cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.
Fundamento: regla 2.8.1.6 de la RMF para 2015.
2. ¿Qué es la contabilidad para efectos fiscales?
R. Es la que se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
Fundamento: artículo 28, fracción I, del CFF.
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3. ¿Qué información y documentación integra la contabilidad para efectos fiscales?
R. La siguiente:
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Fundamento: artículo 33, apartado A, fracciones I a IX, del Reglamento del CFF.
4. Para efectos fiscales, ¿cuánto tiempo se debe conservar la contabilidad?
R. Se deberá conservar durante el plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones relacionadas con la contabilidad.
Fundamento: artículo 30, tercer párrafo, del CFF.
5. En el caso de inversiones, ¿qué otros documentos se deben conservar como parte de la contabilidad?
R. Los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de la inversión, los cuales se relacionarán con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual.
Fundamento: regla 2.8.1.18, fracción I, de la RMF para 2015.
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6. ¿En qué tiempo se debe realizar el registro de los asientos contables?
R. El registro o asiento contable se efectuará a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad; sin embargo, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente a la fecha en que se realizó la actividad u operación.
Fundamento: artículo 33, apartado B, fracción I, del Reglamento del CFF, y regla 2.8.1.18, fracción II, de la RMF para 2015.
7. En caso de no contar con el CFDI al momento de realizar el registro contable, ¿en qué tiempo se considerará cumplida la obligación de dicho registro?
R. Se considerará cumplida la obligación del registro contable si la diferencia en días entre la fecha de emisión del CFDI y el registro contable no es mayor al plazo indicado en la pregunta anterior.
Fundamento: regla 2.8.1.18, último párrafo, de la RMF para 2015.
8. Si al momento de efectuar el registro contable no se sabe la forma de pago, ¿cómo se deberá registrar la operación?
R. En los registros se podrá incorporar la expresión "NA", en lugar de señalar la forma de pago de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento del CFF; asimismo, no se deberá especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, ni el medio de pago o de extinción de la obligación.
Fundamento: regla 2.8.1.18, fracción III, de la RMF para 2015.
9. ¿Qué contribuyentes deberán llevar contabilidad electrónica a partir del 1o. de enero de 2016?
R. Los siguientes:
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Sin embargo, no estarán obligados a llevar la contabilidad electrónica los siguientes:
a) Los que tributen en el régimen de incorporación fiscal (RIF).
b) Las personas físicas que presten servicios profesionales, siempre que sus ingresos del ejercicio en que se trate no excedan de $2’000,000.
c) Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles.
d) Las demás personas físicas y las asociaciones religiosas que hayan optado por utilizar la herramienta electrónica "Mis cuentas".
Fundamento: resolutivos tercero y cuarto de la Séptima Resolución de modificaciones a la RMF para 2014, y regla 2.8.1.6 de la RMF para 2015.
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10. ¿Qué opciones tiene el contribuyente para llevar la contabilidad electrónica?
R. Para llevar la contabilidad electrónica, el contribuyente puede adquirir o desarrollar un sistema o paquete electrónico que tenga la capacidad de generar archivos en formato xml que contengan la información referida en la RMF para 2015 (véase la pregunta 11 de este taller).
También, el contribuyente podrá utilizar la herramienta electrónica "Mis cuentas" disponible en el portal del SAT; esta herramienta es obligatoria para las personas que tributen en el RIF; sin embargo, podrán optar por utilizarla las personas físicas y las asociaciones religiosas del título III (personas morales con fines no lucrativos) de la Ley del ISR.
Fundamento: regla 2.8.1.5 de la RMF para 2015.
11. ¿Qué requisitos deberán reunir los programas o sistemas de contabilidad electrónicos de los contribuyentes?
R. Deberán tener la capacidad de generar archivos en formato xml que contengan, en términos generales, la siguiente información:
a) Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.
b) Balanza de comprobación del periodo.
c) Información de las pólizas contables.
Fundamento: regla 2.8.1.6 de la RMF para 2015.
12. ¿Cómo debe formularse el catálogo de cuentas contable para cumplir con las disposiciones tributarias?
R. Como sigue:
a) Deberá tener la estructura señalada en el anexo 24 , apartado A, de la RMF para 2015, y se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el apartado B del mismo anexo.
b) Los contribuyentes deberán incluir en su catálogo de cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT, y asociar para estos efectos el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo del contribuyente.
c) El catálogo de cuentas será el archivo que se tomará como base para asociar el número de la cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel y obtener la descripción en la balanza de comprobación, por lo que los contribuyentes deberán cerciorarse de que el número de cuenta asignado corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en la balanza de comprobación en un periodo determinado.
d) Los conceptos del estado de posición financiera...
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