Conclusiones y Recomendaciones
| Autor | Francisco Javier Macías Valadez Treviño |
| Páginas | 323-332 |
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El proceso de información debe ser estable, objetivo y verificable; es un aspecto básico para una contabilidad adecuada, ordenada y oportuna que permita la preparación de estados financieros correctos y eficientes. Dicho proceso de información y los regis-tros contables resultantes pueden ser llevados en sistemas de cómputo, para así cumplir con las disposiciones de las Normas de Información Financiera.
La contabilidad de una empresa está basada en la generación de información obtenida de la documentación que se recibe de terceros, como es el caso de adquisiciones, en la que ella emite, como las facturas por sus ventas, y en la que genera en forma interna por los cálculos y determinaciones de cifras que no corresponden a un ingreso o gasto en efectivo o en crédito, pero que generan un registro contable. La contabilidad puede ser llevada en sistemas de cómputo únicamente cumpliendo con las disposiciones de las NIF, para que puedan ser aplicadas las Normas y Procedimientos de Auditoría y las Normas para Atestiguar.
Generar y tener la contabilidad, con base en las NIF emitidas por el CINIF, y ahora con las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS), con toda su documentación de soporte tanto interna como externa, procesada en medios electrónicos en forma adecuada, permite contar con una contabilidad ordenada, veraz y oportuna, lo cual cumple con todos los requisitos de orden impositivo para el debido cumplimiento de las obligaciones directas e indirectas de los pagadores de impuestos.
La documentación original que se integra a la contabilidad ocasiona problemas de manejo físico y dificulta una guarda adecuada. La digitalización de la documentación requerida contable y fiscal representa una buena oportunidad de utilizar la tecnología de punta con un costo financiero razonable y cada vez más accesible, ya que esta alternativa constituye una medida preventiva de riesgo, permitiendo una adecuada salvaguarda de la información.
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Tener la documentación en forma electrónica ayuda y coadyuva a tener toda la información que el SAT requiere, tanto para revisar las operaciones del contribuyente como para verificar el cumplimiento de sus obligaciones impositivas, que resultan indispensables para la integración de datos de todas las declaraciones informativas y de las de los pagos referenciados a las que se está obligado a presentar; resultan así una aportación real para la autoridad, una simplificación para el contribuyente y una seguridad para el auditor que revisa y emite una opinión sobre la razonabilidad al aplicar las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), incluida específicamente la evaluación del control interno y la presencia en los inventarios físicos, que por obvias razones la autoridad no puede verificar.
La digitalización de la documentación fiscal, de acuerdo con las disposiciones legales, representa una opción adicional para utilizar tecnología de punta. El proceso de microfilmación resulta, hoy en día, obsoleto, siendo la digitalización de los documentos y la implementación de todas las herramientas de medios electrónicos las que en materia legal van dando las alternativas viables para cumplir con las obligaciones fiscales y, por otro lado, para ahorrar recursos financieros en los costos y gastos de los contribuyentes.
Los documentos originales de un ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado la declaración anual, deben conservarse en el domicilio fiscal del contribuyente, habiéndose grabado, cuando menos, hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual. Sin embargo, se sugiere que la documentación se conserve en su caso hasta la presentación del dictamen fiscal correspondiente a ese ejercicio. De igual forma, existe la obligación de conservar el original (papel) hasta que se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, como son aquellos que comprueben la adquisición de bienes de inversiones en activos fijos, los aduaneros, los de tenencia o uso de vehículos, la documentación relacionada con aportaciones de seguridad social y las declaraciones de contribuciones, entre otros.
Pareciera ser que la digitalización y la utilización de la e.firma y del documento fiscal digital por Internet para comprobar que los ingresos y los gastos fiscales de documentos son acumulables y deducibles implican un procedimiento que requiere trabajo de detalle y una inversión de tiempo considerable, ya que prácticamente se deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos a los que estamos obligados por ley, por reglamento, por miscelánea y página del SAT .
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La implementación de esta tecnología de punta ayuda a liberar espacios de almacenamiento en las oficinas y bodegas, mejorar la eficiencia en el manejo de los registros contables, y reducir costos y gastos, incluyendo el de seguros por guarda, custodia y posibles siniestros, para garantizar y evidenciar la existencia física de los papeles que hoy están en proceso de eliminación.
Estas alternativas corresponden a una medida que permite a las empresas salvaguardar gran parte de su contabilidad en papel ante el riesgo de catástrofes o siniestros, tanto fortuitos como de fuerza mayor, mismos que, desafortunadamente, se han manifestado y presentan con mayor frecuencia en los últimos años. Esta información cibernética también puede servir como una evidencia suficiente y competente con la validez fiscal necesaria.
Es importante resaltar la importancia que, hoy en día, tienen los soportes informáticos por el creciente aumento en el volumen y complejidad de las actividades humanas, tales como la informática, microfilmación y archivos magnéticos, los cuales resultan más prácticos que los sistemas tradicionales. Ello ha ocasionado que, en la legislación fiscal, hayan surgido diversas disposiciones jurídicas que hacen referencia a los soportes informáticos, como...
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