La auditoria laboral
| Autor | Dr. Jacinto García Flores |
| Páginas | 79-97 |
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En nuestro actuar cotidiano al escuchar la palabra auditoría, llega a nuestra mente la idea de revisión detallada de determinados documentos por parte de alguna persona o dependencia guberna-mental, que contienen información de nuestras actividades, con el ánimo de constatar que en efecto se han realizado acordes a las normas establecidas.
Desde luego que las auditorías se pueden realizar en todas las actividades del hombre, tal como se comprueba al hablar de la auditoría contable, fiscal, de compras, informática y desde luego de la auditoría laboral y de seguridad social, etcétera.
La auditoría en términos generales, consiste en constatar la existencia de los documentos que debe elaborar y conservar una persona para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, ya sean contables, fiscales, administrativas o laborales, entre otras más.
El concepto anterior aplicado al campo del derecho, da como resultado el concepto de auditoría legal15, el cual es considerado como "la herramienta de la abogacía preventiva que permite a la empresa identificar posibles problemas (riesgos) legales, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, circulares, contratos, etc., a efecto de evaluarlos estableciendo prioridades y la manera de solucionarlos reduciendo el impacto que causan en ella".
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Respecto a la auditoría laboral cabe decir que es aquella parte de la auditoría legal que tiene por objetivo verificar si la empresa ha cumplido con las obligaciones que le impone la ley de la materia.
En virtud de la relación de trabajo o del contrato individual de trabajo, tanto el patrón como el trabajador adquieren derechos y obligaciones recíprocos, debiendo decir y recalcar que las obligaciones que se les imponen a los patrones, les compelen a realizar y conservar una serie de documentos que les permitan demostrar ante cualquier autoridad que efectivamente han cumplido sus obligaciones laborales, y cuando se revise su existencia, ya por el patrón o personal a su cargo o por las autoridades del trabajo, se estará realizando una auditoría laboral. Si como resultado de tal auditoría se constata la no existencia de tales documentos, el patrón se debe dar a la tarea de elaborarlos a fin de no hacerse acreedor a una sanción por parte de las autoridades laborales o a no poderle demostrar al trabajador el pago de las distintas prestaciones a que tiene derecho y sea condenado, en un juicio laboral, a volver a pagar tales prestaciones que en ocasiones llegan a sumar fuertes cantidades de dinero.
Como señalamos, una de las auditorías que existen es la laboral, consistente en examinar el cumplimiento, por parte del patrón, de las distintas obligaciones que impone la ley soportadas debidamente por los documentos correspondientes, en otras palabras, si existe el documento que soporte el cumplimiento de una obligación de corte laboral, se presume que en efecto el patrón ha cumplido, salvo prueba en contrario.
Ahora bien, ¿qué debemos entender por documento? José Dávalos16 establece:
"Documento, genéricamente hablando, es toda representación que consta por escrito o gráficamente, sin importar el contenido al que se refiera. En un sentido más concreto y relacionado con el campo del derecho, podemos entender por documento el testimonio humano expresado gráficamente en un instrumento material, idóneo para poner de manifiesto la existencia de un hecho o acto jurídico".
En otras palabras, documento es el escrito en el que se establece de manera gráfica un determinado hecho jurídico o de otra naturaleza.
En cuanto a la clasificación de los documentos, encontramos que estos son: 1. Públicos. Si son expedidos por una autoridad en ejercicio de sus funciones, o por particulares investidos de fe
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pública como ocurre con los notarios públicos; y 2. Privados. Si son expedidos por particulares sin autoridad ni fe pública.
Los patrones en nuestro país se han dado a la tarea de buscar la forma más apropiada de cumplir sus obligaciones laborales con los trabajadores adoptando las medidas que consideran adecuadas, aunque muchas veces no tienen soporte en la LFT y sean violatorias de derechos laborales, por ejemplo: 1. Cuando al contratar al trabajador le hacen firmar hojas en blanco; 2. Inscribirlos ante el IMSS con un salario menor al que realmente perciben; 3. Contratarlos utilizando un contrato de prestación de servicios profesionales a pesar de no ser profesionistas, y 4. La utilización cada vez mayor de la figura del outsourcing.
La reforma hecha a la LFT del 30 de noviembre de 2012 ratifica y aumenta la protección hacia los patrones laboralmente hablando; esto ocurre cuando cumplen las diversas obligaciones que ella les impone, en otras palabras, si tienen los medios para demostrar que han cumplido sus obligaciones laborales, no tienen por qué preocuparse de los reclamos que les hagan los trabajadores; el problema es que no siempre la cumplen y tampoco están dispuestos a adoptar las medidas preventivas que les sugiere un especialista en materia del trabajo con el ánimo de prevenir conflictos, pues la realidad demuestra que sólo recurren a él cuando ya enfrentan un problema, es decir, actúan de manera correctiva, no preventiva.
Si en los litigios que les entablan los trabajadores no tienen los elementos materiales y objetivos que les permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, es muy probable que pierdan sus asuntos y opten por culpar de ello al profesionista que los asesoró y a la LFT, sin embargo, no tienen el coraje de reconocer que el error es de ellos.
Las disposiciones contenidas en el artículo 123 constitucional, apartado "A", y la LFT no son las únicas que regulan las obligaciones de los patrones en materia del trabajo, existen otras, como el RFSST cuyo objeto es establecer las medidas necesarias de prevención de los accidentes y enfermedades de trabajo; el Reglamento de los artículos 121 y 122 de la LFT, aplicable a las objeciones que los trabajadores hacen a la declaración anual que para deter-minar la renta gravable, presente el patrón a la SHCP, y el RGITAS, cuyo objeto es reglamentar el procedimiento y la forma de ejercicio para la práctica de visitas de inspección y la aplicación de sanciones por violaciones a la legislación laboral en los centros de trabajo y las que han sido mencionadas en el capítulo I de este documento.
Si bien la LFT señala una serie de documentos que debe tener en sus archivos la empresa para demostrar el cumplimiento de sus
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obligaciones, no se debe perder de vista que las necesidades y requerimientos que tiene una empresa son diferentes a las de otra, por lo que los documentos que existan en una determinada empresa serán diferentes a los que existan en otras empresas pese a que su giro sea el mismo.
Además de derechos, la legislación laboral impone a los patrones una serie de obligaciones que, para demostrar su cumplimiento, es necesario contar con las constancias escritas que lo avalen, sin embargo, no todos los patrones les dan la importancia que tienen y pueden hacerse acreedores a pagar multas o una serie de prestaciones laborales que repercuten de manera significativa en su patrimonio al disminuirlo.
La mayoría de los juicios laborales que los trabajadores promueven contra los patrones, personas físicas o morales, y que en el momento correspondiente las Juntas de Conciliación y Arbitraje17 laudan condenando a los patrones a pagar cantidades que en ocasiones llegan a ser exorbitantes, entre otras cosas se deben a la inexistencia, al escaso o nulo control de todos y cada uno de los documentos que por disposición de la legislación laboral tienen la obligación de elaborar en forma previa, durante y posterior a la relación de trabajo, y en su caso conservar y exhibir en los juicios mencionados.
Los artículos 784, 804 y 805 de la actual LFT son los que fundamentalmente imponen a los patrones las obligaciones señaladas, y de los que se desprenden las siguientes situaciones:
PRIMERA. Si las prestaciones que el trabajador reclama y los hechos que hace valer en su demanda contra el patrón son objetadas por éste argumentando que ya le fueron pagadas y por lo tanto son improcedentes, dado el carácter protector que la ley tiene hacia los trabajadores, sus disposiciones los eximen de la carga de la prueba respecto a las condiciones de trabajo y al pago de prestaciones, e imponen al patrón la obligación de ser él quien exhiba la documentación laboral respecto a los contratos de trabajo, los controles de asistencia, las listas o nóminas de pago, los comprobantes de pago de vacaciones, de prima vacacional, de aguinaldo, de reparto de utilidades, etc., para que pueda desvirtuar lo afirmado por el primero y demostrar que está mintiendo; si por descuido, negligencia u olvido no tiene forma de demostrarlo, la autoridad laboral tendrá por cierto lo afirmado por el trabajador y laudará en contra de la empresa condenándola a pagar.
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El fundamento de lo señalado anteriormente es el artículo 784 de la LFT que textualmente señala:
"ARTICULO 784. La Junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:
I. Fecha de ingreso del...
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