Aspectos generales de la carta de sugerencias

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CAPÍTULO 3

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Aspectos generales de la carta de sugerencia

La exposición de este capítulo está encaminada esencialmente a señalar el tipo de información que puede contener una carta de sugerencias. Siendo tan amplio el campo de la profesión, no es posible reconocer más límites a la información que las limitaciones mismas del auditor como profesionista, la compatibilidad de sus sugerencias con el ramo profesional a que pertenece y las limitaciones propias del trabajo de auditoría que esté desarrollando.

En el campo de la economía contemporánea, la demanda se origina en el aumento de las necesidades de la población y las necesidades aumentan y se diversifican en función de la corriente evolutiva de la población mundial.

Una corriente de desarrollo continuo ha obligado al movimiento de especialización de la producción y, dentro de ella, por lo tanto, de los servicios. Desde el curso de la segunda mitad del siglo XX, la profesión de Contador Público ha sufrido modificaciones tan amplias, desde el punto de vista de servicios que presta, como nunca los soñó en cuatrocientos años de su existencia. El antiguo concepto del tenedor de libros como único aspecto útil del Contador, tiende a desaparecer para convertirse en un apreciable hacedor en los campos de la administración, las finanzas, los impuestos y especialmente en los aspectos de control.

En términos generales puede definirse la administración, como: “todo esfuerzo encaminado a dirigir los recursos físicos y humanos hacia unidades dinámicas de organización, las cuales deberán lograr sus objetivos o satisfacción de aquellos a quienes sirven, con un alto grado de entusiasmo y un sentido de afectividad de parte de quienes prestan el servicio”.

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A. Funciones de la administración

La administración se realiza por medio de cuatro funciones principales: planeación, organización, dirección y control.

Planeación

El futuro es incierto y el no planear aumenta el desconocimiento de lo que se va a hacer y cómo se va a hacer, lo que ocasiona grandes trastornos en la vida. En el mundo de los negocios es imposible concebir a una empresa sin planes, ya que estos señalan los objetivos hacia los cuales se deben dirigir las actividades concretas de la empresa, los medios necesarios para alcanzarlos, etc. La planeación es pues, una actividad sistemática apoyada en datos objetivos, en posibilidades reales, etcétera.

La planeación ha sido definida por varios autores de los cuales se citan algunos:

Profesor Koontz de la Universidad de California: “La planeación es la función administrativa que consiste en seleccionar, entre varias alternativas, los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa.”

American Management Association: “La planeación consiste en determinar lo que se debe hacer, qué acción se debe tomar, quién es el responsable de ella y porqué.” Así pues, los componentes que integran la planeación son:

Objetivos. Son los fines o las metas que se pretenden alcanzar, mediante la administración y los cuales se pueden referir a toda la empresa en su conjunto o en particular a sus departamentos, áreas o funciones.

Políticas. Las políticas ayudan al logro de los objetivos precisándolos. Son los criterios o reglas generales que sirven de guía al pensamiento y acción de los subordinados; se refieren igual que los objetivos, a toda la empresa en su conjunto o a sus departamentos; las políticas pueden clasificarse por funciones o por niveles jerárquicos.

Procedimientos. Son las formas elegidas para la ejecución de las funciones, determinan la acción que debe seguirse, implican la elección de los medios que se han de emplear y tienen como característica fundamental el señalar la secuencia cronológica y graduación de una o varias actividades. Los procedimientos se apoyan en los objetivos y en las políticas.

Programas. Son la conjunción de los elementos anteriores y determinan con cierta exactitud el desarrollo de las actividades en función de los elementos tiempo y costo.

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Organización

La organización es la agrupación coordinada de las actividades necesarias, asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades, con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos materiales, humanos y técnicos en la realización de los fines que la empresa persigue.

Muy Independiente de como se pueda definir a la organización, es conveniente tener en cuenta que:

a. No es un fin, sino un medio al servicio de los fines de la empresa.

b. No es una cosa concluida, acabada o definitiva, siempre estará en proceso de evolución.

c. Como producto del hombre nunca puede ser perfecta aunque sí perfectible.

De lo anterior, se desprende que la organización:

a. Agrupa: Tiene por objeto agrupar a los hombres y que estos trabajen de forma eficiente como si fuera uno solo.

b. Coordina: Quiere decir, unir las inteligencias hacia un mismo fin; consiste ante todo en “un estar de acuerdo” en los propósitos que se persiguen y en la manera de realizarlos. También la coordinación es un “querer realizar la finalidad antes aceptada”.

c. Asigna autoridad: La sola distribución de actividades equivaldría a una dispersión desarticulada e inconexa a las múltiples labores que dentro de una empresa se realizan, pero cuando esta es acompañada de una autoridad que coordine y establezca el orden debido, se logra el mejor resultado.

d. Responsabiliza en la toma de decisiones: La asignación de autoridad implica la facultad de tomar decisiones sobre determinados problemas, dentro de un radio específico de acción. Tomar decisiones es el acto generador de todas las actividades administrativas, abarca todos los puntos jerárquicos de la empresa.

Dirección

Es la facultad de tomar decisiones que permitan la ejecución de los planes de la empresa, mediante una distribución y coordinación adecuada de las operaciones, procedimientos y técnicas, asegura el funcionamiento normal de la empresa mediante una supervisión periódica y sistemática.

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Así pues, las funciones de la dirección son:

Decidir: La dirección mediante sus decisiones administrativas, genera las operaciones tendiente a alcanzar los objetivos.

Los directivos deciden lo que se debe hacer y los niveles jerárquicos inferiores son los que ejecutan.

Al dar una orden se debe tener presente que no basta con que la persona que la da le entienda, sino que es muy importante que el receptor la interprete para que pueda realizarla correctamente.

Distribuir: La gama tan amplia de funciones que existen en la empresa, obliga a los directivos a hacer una adecuada distribución de las operaciones, guiando a sus subordinados para facilitar el logro de sus objetivos.

Coordinar: Los directivos por una parte, reciben instrucciones de niveles superiores y por otro lado las comunican a niveles inferiores, por lo tanto, sirve de enlace entre los diferentes niveles jerárquicos, coordinando las diferentes secciones de la jurisdicción. Además los jefes de categorías inferiores deben ser intérpretes de las instrucciones recibidas y no mensajeros de las mismas.

Supervisar: Mediante la supervisión, que debe ser periódica y sistemática, asegura el funcionamiento normal de las operaciones que estén bajo su responsabilidad.

La eficiencia de la dirección depende de la aplicación en sus funciones de los principios básicos de las relaciones humanas, para orientar la acción de los subordinados hacia una coordinación efectiva sin fricciones ni violencias. Esta condición es la médula de la administración y requiere una gran capacidad humana y técnica.

Control

El control administrativo consiste en vigilar que todas las operaciones que se ejecutan en una empresa se apeguen a los planes establecidos.

La necesidad ingente de ejercer control sobre todas las actividades críticas para la empresa, exige establecer una serie de medidas que van desde un control estricto de cada individuo, hasta un control global de la propia empresa.

Para que el control pueda ejercer su función en forma adecuada y eficaz, debe:

Fijar las normas: Para que el control pueda fijar las normas a que se deben sujetar todas las operaciones de la empresa, debe partir de los principios generales y particulares que

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establezcan las políticas, procurando que se establezcan en forma clara y precisa para que su interpretación sea lo más exacta posible. Además deberán ser flexibles para que puedan adaptarse a cualquier cambio que pudiera exigir el futuro.

Regular las operaciones: Una vez establecidas las normas, el control debe implantar los sistemas y procedimientos que faciliten la aplicación de las mismas. Deben estar dirigidas a lograr la mayor fluidez posible de las operaciones.

Vigilar las funciones: Forman parte del control aquellos departamentos que se encargan de vigilar en particular, el cumplimiento de las normas y la realización de las operaciones y en general, todas las funciones de la empresa, con objeto de descubrir las desviaciones e informar a quien corresponda. Los informes serán la base de nuevos planes de reorganización.

Las características que definen a un control eficiente son: que sea oportuno en su aplicación, que su costo sea el mínimo, que sus procedimientos tengan el máximo grado posible de seguridad, que sea flexible con objeto de que se adapte a las circunstancias cuya influencia no perjudique el funcionamiento, etcétera.

La eficiencia del control depende de su adaptabilidad a la constante evolución de la empresa, lo que supone una sistemática revisión del mismo, con objeto de hacer las...

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