Acta administrativa. Documento para dejar constancia de la violación de las condiciones de trabajo
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El incumplimiento de las condiciones de trabajo por parte de los trabajadores durante la relación laboral obliga al patrón a aplicar medidas disciplinarias, las cuales podrían ir desde la imposición de alguna sanción establecida en el reglamento interior de trabajo de la empresa, hasta la rescisión de la relación de trabajo sin responsabilidad para el patrón, siempre que se incurra en alguna de las causas referidas en el artículo 47 de la LFT.
Cuando se presenta esta situación, independientemente de la decisión patronal respecto a la sanción del trabajador, conviene dejar constancia, pues no se debe olvidar que ante una controversia laboral, en especial por rescisión de la relación de trabajo, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá de la carga de la prueba al trabajador, por lo que requerirá al patrón que exhiba los documentos que de acuerdo con la ley tiene obligación de conservar, ya que en caso de no hacerlo, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador.
Ante la necesidad de los patrones de allegarse de pruebas para hacer frente a las demandas de los trabajadores ante la JCA, el acta administrativa representa una prueba fehaciente en controversias laborales, aun cuando no se encuentra regulada por la LFT.
Comentamos en qué consiste el acta administrativa y las formalidades para elaborarla.
El acta administrativa es un escrito que permite dejar constancia de la violación de las condiciones de trabajo que derivan del mal comportamiento de los empleados en el ejercicio de sus actividades; por tanto, cuando se cometan actos u omisiones que lesionen los intereses de la empresa, se levantará un acta administrativa, la cual estará sujeta a la declaración del empleador y del trabajador con el fin de determinar responsabilidades.
Es importante destacar que el acta administrativa debe formar parte del expediente del trabajador, ya que representa un elemento probatorio de su comportamiento.
El acta administrativa no está regulada por la LFT; sin embargo, su aplicación es de gran utilidad, pues sirve de prueba en conflictos laborales.
Por ello, es recomendable levantar el acta administrativa cuando el trabajador cometa alguna indisciplina o se presente alguna de las causales de rescisión enumeradas en el artículo 47 de la LFT, pero que el patrón opte por no terminar la relación laboral, sino por llamar la atención al trabajador advirtiéndole que en caso de reincidencia o de una nueva indisciplina, podrá terminarse la relación laboral sin responsabilidad patronal.
Al respecto, las causales de rescisión que precisa el artículo 47 de la LFT son las siguientes:
1. Engaño del trabajador o, en su caso, del sindicato respecto de la capacidad, aptitudes o facultades del primero.
2. Incurrir el trabajador en faltas de probidad, hon-
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radez, actos de violencia, amagos, injurias o malos tratos en contra del patrón, sus familiares, o del personal directivo o administrativo de la empresa o establecimiento, o en contra de clientes y proveedores del patrón.
3. Agredir a los compañeros de trabajo.
4. Ocasionar intencionalmente daños materiales en la maquinaria o equipo de trabajo.
5. Dañar intencionalmente o por descuido la maquinaria o el equipo de trabajo.
6. Comprometer por su imprudencia o descuido la seguridad del establecimiento o de las personas que se encuentren en él.
7. Cometer actos inmorales o de hostigamiento y/o acoso sexual en el establecimiento o lugar de trabajo.
8. Revelar secretos de fabricación.
9. Faltar por más de tres días sin causa justificada, en un periodo de 30 días.
10. Desobedecer injustificadamente al patrón o a sus representantes.
11. No adoptar las medidas preventivas de seguridad e higiene.
12. Asistir al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de algún narcótico o droga enervante.
13. Cumplir con la pena de prisión impuesta.
14. La falta de documentos que exijan las leyes y reglamentos para la prestación del servicio cuando sea imputable al trabajador.
De esta manera, cuando se comete alguna indisciplina, el patrón podrá levantar inmediatamente un acta administrativa para dejar un antecedente del mal comportamiento del trabajador y que sirva a futuro como prueba ante la JCA en caso de demanda laboral.
Por su parte, cuando se presente alguna de las causas enumeradas, el patrón podrá levantar una acta administrativa; sin embargo, esto no es obligatorio, ya que basta con el solo hecho de que el patrón entregue al trabajador el aviso de rescisión en el que se señalen la fecha y la causa o las causas relacionadas para acreditar la misma.
Además de lo anterior, especialistas y litigadores en materia laboral coinciden en que el acta administrativa no sólo se debe levantar ante una rescisión de la relación de trabajo, sino también cuando exista un mal comportamiento del trabajador que amerite que se deje constancia en su expediente.
Para elaborar una acta administrativa se deberá evaluar la situación, dado que cada caso tiene características diferentes.
Datos que comprende el acta
En el caso del acta administrativa no existe un formato definido, por lo que la misma se debe adaptar a los hechos; no obstante, hay ciertos datos que deben incluirse en ella y son los siguientes:
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