Planificación y control de gastos

AutorCarlos E. Pacheco Coello
Páginas127-138

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La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados.

Algunas compañías recortan los gastos sin considerar los efectos contra beneficios. Deben concentrarse sobre la relación entre los gastos y los beneficios obtenidos de éstos.

Diferencia entre costo y gasto

El costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en costo cuando "rinde sus beneficios" en el futuro.

El gasto se define como un desembolso que se consume, corrientemente, o un costo que "ha rendido ya su beneficio".

Comportamiento del costo

El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta de un costo a diferentes volúmenes de la producción, resulta esencial en la planeación y el control de costos.

Cuando los gastos (o los costos) se miran en relación con los cambios en la producción, surgen tres distintas categorías de costos y gastos.

• Fijos. Son aquellos que, periodo tras periodo, se conservan constantes en su monto total, independientemente de los cambios en el volumen de la actividad realizada. La depreciación, los seguros sobre bienes inmuebles, los impuestos a la propiedad y los salarios administrativos son ejemplo de costos fijos.

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• Variables. Son aquellos que cambian en su monto total, directamente, con las fluctuaciones en la producción o volumen de la actividad realizada. Los costos variables son ¡guales al costo unitario multiplicado por el volumen. Algunos ejemplos son la mano de obra directa que varía en relación directa con el volumen de la producción, o las comisiones sobre ventas y el costo de lo vendido, que varían en relación directa con el volumen de ventas.

• Semivariables. Son aquellos que no son fijos ni variables por que poseen las características de ambos. Por ejemplo, aun cuando la fábrica se encuentre parada, se incurre en ciertos costos de mantenimiento; sin embargo, cuando está en plena producción, ciertos costos adicionales de mantenimiento varían de acuerdo con el volumen de producción.

Gastos controlables y no controlables

La diferencia entre gastos controlables y no controlables está relacionada con la clasificación de gastos por áreas de responsabilidad.

Los gastos controlables son aquellos que se encuentran sujetos a la responsabilidad de un gerente o administrador que cuenta con la autoridad para modificar su monto de manera significativa. Por ejemplo, un supervisor puede tener el control sobre los costos de mantenimiento, del equipo y del tiempo extra, pero la depreciación y los costos indirectos de su departamento, así como su propio salario, son costos no controlables en el nivel que él ocupa.

Se debe tener cuidado al clasificar un gasto como controlable y no controlable, el cual debe hacerse dentro de un marco específico de responsabilidad y tiempo.

La planeación de todos los costos y gastos debe basarse en la producción esperada.

Los gastos indirectos de producción comprenden numerosos y diferentes conceptos de erogaciones, lo cual causa problemas en su asignación o distribución entre los productos. Envista de que existen numerosos y variados tipos de gastos, su control por centros de responsabilidad, con frecuencia se vuelve problemática su aplicación.

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Selección de la base de actividad para la asignación entre las unidades o artículos producidos

Uno de los principales problemas en la planeación y el control de los gastos es la selección de una base apropiada para asignar a la producción o actividad y por área o centro de responsabilidad. La medida que se seleccione se denomina factor de actividad.

Suelen emplearse con frecuencia:

• Departamentos de producción:

— Unidades de producción (si se fabrica solamente un producto).

- Horas de mano de obra directa.

— Horas-máquina directas.

- Costos de la mano de obra directa.

— Unidades de materia prima consumidas.

- Tiempo de proceso.

• Departamentos de servicio:

- Reparaciones y mantenimiento-horas directa de reparaciones.

— Departamento de energía eléctrica-kilowatts-horas entregados.

- Departamento de compras-importe neto de las compras.

— Administración general de la fábrica-horas totales de mano de obra directa o número total de empleados en la fábrica.

La selección de una apropiada base de actividad para cada departamento es responsabilidad de cada gerente, en colaboración con el contralor y el gerente de presupuestos y demás departamentos involucrados.

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Es común que en las empresas, el presupuesto de gastos lo elabore el contador de costos, asignándole un porcentaje, como puede ser la inflación o la tendencia de incremento de varios años; sin embargo, esta práctica no es recomendable, ya que los gastos indirectos de producción sirven para apalancar la producción, por lo que deben elaborar sub-cédulas en las que se determine el gasto necesario para cada concepto; por ejemplo, para determinar el mantenimiento de la maquinaria, se debe enlistar cada equipo, analizar las condiciones en que se encuentren y programar fechas para su mantenimiento y el costo respectivo programado por meses, trimestres y por el año. Los suministros están en función de la producción planeada. La depreciación de la maquinaria y los activos fijos en función de su vida útil y de su saldo por depreciar, por lo que se debe llevar un control de cada activo fijo en el que se señale cuál es su valor en libros, adquisición, depreciación acumulada, etcétera...

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