Obligaciones del administrador del contrato
| Autor | Fernado Gómez de Lara |
| Páginas | 192-206 |
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Podemos afirmar que las dos obligaciones generales o alcance de la responsabilidad de la persona encargada de dar seguimiento a los contratos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, están perfectamente claras en el propio séptimo párrafo del artículo 84 del RLAASSP al establecer que deberá: 1.- administrar el contrato y 2.- verificar su cumplimiento.
Ahora bien, ni en la LAASSP ni en el RLAASSP existe una relación puntual o detallada de las obligaciones que tiene el administrador del contrato pues esto depende de varios factores como son el objeto del mismo, su complejidad, el número de proveedores, su vigencia y la forma en la cual cada ente público asigna las distintas responsabilidades relacionadas con los contratos y que deben estas previstas en las correspondientes PBL´s.595
En razón de lo antes expuesto, a continuación se hace un análisis de las disposiciones jurídicas, que tanto en la LAASSP como en el RLAASSP, se relacionan con las obligaciones de administrar el contrato y verificar su cumplimiento y que, en términos generales, pudieran ser responsabilidad de dicho servidor público. Es importante mencionar que dependiendo del ente público, es decir de la estructura orgánica, nivel de competencia o normatividad interna de cada dependencia o entidad, algunas de las obligaciones enlistadas a continuación pueden ser responsabilidad de otro u otros servidores públicos y no del administrador del contrato.
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En el supuesto de que el ente público haya considerado otorgar anticipo596 y éste no lo entregue en el porcentaje, número o fechas o plazo previsto597 en el contrato, esto "prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento de las obligaciones a cargo del proveedor."598 Por ende esto lo debe tener presente el administrador, tanto para efectos de la elaboración del convenio modificatorio correspondiente, en el cual se deben ajustar las fechas o plazos, como para saber a partir de qué momento se hacen realmente exigibles las obligaciones del proveedor.
Cabe mencionar al respecto que la dependencia o entidad tiene la facultad de determinar el otorgamiento de anticipos, así como su porcentaje. El porcentaje del anticipo en ningún caso puede exceder al establecido en la fracción IX del artículo 45 de la LAASSP. Ahora bien, esta regla o principio general tiene una sola excepción que es la prevista en el segundo párrafo del artículo 13 de la LAASSP. ln="19" id="footnote_reference_599" class="footnote_reference" data-footnote-number="599">599
La o las fechas, lugar y hora para la entrega del o los anticipos debe informarse a los licitantes al momento de emitir el fallo (artículo 37 fracción V de la LAASSP), lo cual puede coincidir con los datos contemplados originalmente en el modelo de contrato que formó parte de la convocatoria a la licitación o de la invitación, o bien, pueden ajustarse a las nuevas fechas dadas a conocer en ese momento. Es importante hacer las correcciones pertinentes en el contrato para evitar discrepancias entre lo previsto en la convocatoria a la licitación y lo informado en el fallo. 600
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Relacionado con el otorgamiento del o los anticipos, está la obligación de verificar que estos sean amortizados en la forma, plazo o fechas establecidas en el contrato.601
En el supuesto de que la convocante haya decidido otorgar anticipo, debe detallar cómo se entregará. Esto puede ser en una sola exhibición. Ahora bien, si se considera que se haga en varios momentos o exhibiciones, se debe indicar el número de éstas, el porcentaje que sobre el monto total corresponde a cada una de las entregas y el momento o plazo que mediará entre éstas. En todos los casos (sea una o varias exhibiciones), se deberá indicar cómo se amortizará el anticipo, lo cual depende de varios factores, entre ellos duración o vigencia del contrato, tipo de bienes, arrendamiento o servicios a proporcionar y el monto que represente. En todos los casos el anticipo debe estar amortizado antes de que concluya la vigencia del contrato. En caso excepcional, como una terminación anticipada (artículo 103 fracción II del RLAASSP) o una rescisión (artículos 54 fracción III de la LAASSP y 99 y 127 primer párrafo del RLAASSP), el administrador del contrato debe hacer o participar en la elaboración del finiquito para determinar los cargos a favor y en contra del proveedor en el cual se debe considerar los anticipos no amortizados. 602
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Una vez que existe el contrato, esté firmado o no, lo primero que puede suceder es que el proveedor empiece a cumplir su obligación de entregar los bienes o prestar el servicio. De ahí que "las dependencias y entidades deberán verificar la calidad de los bienes que hubieren adquirido o arrendado y, de ser necesario, de aquellos que utilizarán para la prestación de un servicio. En caso de que no cuenten con el personal especializado o los elementos necesarios para efectuar la verificación, deberán contratar a las personas físicas o morales acreditadas para llevarla a cabo."603 El administrador del contrato, de manera directa o por medio del personal de almacén, deberá estar al pendiente de que el proveedor entregue los bienes, cumpla con el arrendamiento o preste los servicios en la fecha o plazo señalado en el contrato, en el lugar y condiciones de entrega preestablecidas, correspondan a la cantidad y calidad solicitada, cumplan las especificaciones acordadas y, en el caso de bienes, sean de la nacionalidad ofrecida.
En caso de que alguno de estos aspectos no se cumpla, el administrador del contrato deberá tomar las acciones correspondientes como puede ser la aplicación de penas convencionales, disponer o solicitar el inicio del procedimiento de rescisión, e informar al órgano interno de control de la dependencia o entidad contratante que existe una transgresión a la LAASSP604
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En la medida que el proveedor entregue los bienes o preste el servicio en los términos previstos en el acuerdo de voluntades, el administrador del contrato deberá extender la constancia de que en efecto la recepción fue a satisfacción.605 Por lo tanto el administrador del
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contrato es quien debe extender la constancia de cumplimiento de las obligaciones contractuales para que el proveedor proceda inmediatamente a tramitar la cancelación de las garantías que haya otorgado. La constancia deberá considerar los criterios generales que se tienen que atender para acreditar la recepción a satisfacción de la dependencia o entidad de dichos bienes o servicios.
Es importante recordar en este punto que son distintas las garantías de cumplimiento del contrato y la de calidad o vicios ocultos, y que no se puede retener la primera de ellas si el proveedor cumplió con la entrega de los bienes o la prestación del servicio a satisfacción. Al respecto se trata este tema en el Capítulo X de este mismo texto.
En aquellos casos en los cuales la proposición ganadora de la licitación pública o invitación haya sido presentada en forma conjunta por varias personas, el administrador del contrato deberá verificar que las partes objeto del contrato se hayan cumplido por cada una de ellas, y deberá considerar si quedaron obligados en forma solidaria o mancomunada respecto del cumplimiento de las obligaciones contractuales606.
De conformidad con lo dispuesto en el último párrafo del artículo 83 del RLAASSP, en los contratos de servicios de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, o de servicios prestados por una persona física, se deberán establecer los mecanismos de comprobación, supervisión y verificación de los servicios contratados y efectivamente prestados, así como del cumplimiento de los requerimientos de cada entregable, lo cual será requisito para proceder al pago.
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Por otra parte cabe mencionar que si el proveedor deja de cumplir con la entrega del bien o la prestación del servicio en tiempo, o la obligación contractual es prestada de forma deficiente o incorrecta, el administrador del contrato debe aplicar las penas convencionales o deductivas correspondientes, lo cual deberá hacerlo del conocimiento de quien proceda para que ésta se aplique en la factura.607 Esta deduccón se debe aplicar inmediatamente después de que el Área requirente, es decir, el administrador del contrato como responsable de verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales, tenga cuantificada la deducción correspondiente.608
Las deducciones al pago de bienes o servicios previstos en el artículo 53 Bis de la LAASP serán determinadas en función de los bienes entregados o servicios prestados de manera parcial o deficiente. Dichas deducciones deberán calcularse hasta la fecha en que materialmente se cumpla la obligación y sin que cada concepto de deducciones exceda a la parte proporcional de la garantía de cumplimiento que le corresponda del monto total del contrato.
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Una vez que el proveedor ha cumplido en tiempo y forma sus obligaciones contractuales y por ende las correspondientes condiciones previstas para cada caso, el ente público debe proceder
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a efectuar el pago en el tiempo establecido en el contrato609 o en su defecto, en el máximo permitido por el artículo 51 de la LAASSP que es de veinte días naturalesln="67" id="footnote_reference_610" class="footnote_reference" data-footnote-number="610">610, contados a partir de la entrega de los documentos correspondientes.611
Para efectos de contabilizar este plazo, la factura se tendrá como recibida a partir del momento que el proveedor entregue el bien o al momento de concluir con la prestación del servicio a satisfacción de la dependencia y entidad en los términos del primer párrafo del artículo 89 del RLAASSP y de los "Lineamiento para promover la agilización del pago a proveedores" publicados el 9 de septiembre del 2010 en el D.O.F. 612
Por su parte el lineamiento Tercero de los "Lineamiento para promover la agilización del pago a proveedores" dispone que "el plazo máximo que deberá mediar entre la fecha en que el proveedor...
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