Necesidad de diseñar una estructura organizacional en la empresa
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Al momento de iniciar operaciones en cualquier negocio lo más importante es organizar las actividades, de tal forma que su consecución no redunde en desperdicio de materiales, horas-hombre de trabajo y otros recursos que implican la descapitalización, y por ende la disminución de beneficios.
Aunque en principio es difícil conocer con exactitud el número de operaciones realizadas para cumplir con los objetivos planeados, se debe iniciar con una estructura organizacional que sea la base para eficientar el trabajo, ya que si las funciones se dividen al azar o como se vaya requiriendo, después será difícil recomponer el camino, porque una vez que el negocio se desarrolla necesita de más personal para atender a los clientes y éstos se van acostumbrando a la desorganización.
Cuando no se cuenta con una estructura organizacional, al incrementarse la plantilla de personal, lo más seguro es que surjan las contingencias siguientes: duplicidad de funciones, personal ocioso que no aporta un valor agregado a los productos o servicios ofrecidos y otros problemas como falta de coordinación entre las áreas para cumplir con la distribución y la venta de los productos que se comercializan.
Lo más importante en cualquier negocio -no importando el giro a que se dedique- es verificar que no se cuente con un porcentaje mayor de personal administrativo en relación con el de producción, pues en este caso el costo de controlar es oneroso y significa que se están aplicando recursos infructuosamente.
En México, la tendencia de varias empresas en la década de los 80 y principios de los 90, antes de la depreciación de la moneda, era que la mayoría de jefes de mandos medios y superiores tenían a su servicio secretarías, mensajeros y office boys para apoyarlos en actividades administrativas. Sin embargo, después de ese evento financiero las empresas tuvieron la necesidad de eficientar sus procesos mediante la reorganización que incluyó entre otras estrategias, la política de compactación de la estructura organizacional; es decir, que ahora un mismo empleado realiza sus actividades sin el apoyo de secretarías, mensajeros u office boys; y por tanto, la eficiencia administrativa es mayor al disminuir los gastos en los diferentes departamentos.
A través de ese cambio en la forma de estructurar las organizaciones muchos negocios lograron permanecer en el mercado, e incluso obtener una mayor participación.
Para asignar las tareas y coordinar el trabajo de los empleados de manera adecuada, es necesario conocer lo referente a la autoridad, líneas de comunicación y otros aspectos que ayudarán a diseñar una estructura organizacional de acuerdo con las necesidades de cada empresa, por ello a continuación se muestran tales elementos esenciales para integrar la estructura organizacional.
La organización es el conjunto de funciones y de relaciones que determinan formalmente las actividades que cada departamento debe cumplir, y la forma de comunicación que se tendrá con las diferentes áreas de la empresa.
La estructura organizacional es una distribución intencional de roles, en la que cada persona asume un papel que se espera cumpla con eficacia.
Para poder asignar de manera adecuada las funciones de los distintos puestos que existen en la organización, se debe realizar el diagnóstico siguiente:
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Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.
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Agrupar las funciones de acuerdo con los objetivos que se persigan.
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Asignar la autoridad formal al puesto que vaya a supervisar y tomar las decisiones de un departamento o área funcional.
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Coordinar vertical y horizontalmente la estructura a efecto de determinar las líneas de comunicación entode determinarlas
Para estructurar una organización se tiene como objetivo determinar un sistema de papeles que desempeñarán los miembros de una empresa para trabajar juntos de forma óptima, y así alcanzar las metas planeadas.
Para diseñar la estructura organizacional de acuerdo con las necesidades de la empresa, es necesario que se verifique lo siguiente:
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Que los objetivos sean cuantificables, ejecutables, precisos y realizables.
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Que exista una definición clara de los deberes, derechos y actividades de cada persona.
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Que se haya asignado la autoridad a cada persona que está al frente en cada departamento.
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Que se conozca cómo y dónde se puede obtener la información necesaria para realizar cada actividad.
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Que se tengan establecidos los principios para adecuar la estructura organizacional a los requerimientos de la empresa de...
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