Generalidades

AutorRojas Cataño, Ma. de Lourdes
Páginas10-37

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Capítulo 1

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Capítulo 1

Contabilidad administrativa y contabilidad financiera

El propósito fundamental de la información contable y financiera es ayudar a la toma de decisiones. Las personas que utilizan la información (usuarios) pueden encontrarse dentro de la empresa o estar relacionadas con la misma desde fuera, como por ejemplo, las autoridades gubernamentales o los acreedores.

El tipo de información requerida por cada usuario, así como la forma de utilizarla, varía conforme las necesidades de cada uno, lo que nos lleva a dos grandes ramas de la contabilidad:

• La contabilidad administrativa, y

• La contabilidad financiera

La contabilidad administrativa se ocupa de la información contable desarrollada para administradores dentro de una organización; en otras palabras, es el proceso de identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar información que ayude a los administradores a cumplir los objetivos de la organización.

(Horngren Sundem & Elliot, 2001: p. 5.)

La contabilidad administrativa se enfoca en los diferentes niveles de administración de una empresa como usuarios internos, e incluye informes acerca de datos operativos, presupuestos y análisis de costo. Su principal interés estriba en medir los resultados de las políticas establecidas, el correcto o erróneo manejo en la gestión de la empresa y encontrar los “puntos amarillos”; es decir,

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Contabilidad de costos en industrias de transformación

los problemas a los que se enfrenta o podría enfrentarse en el futuro, para tomar las decisiones oportunas y asertivas que le permitan efectuar una planeación estratégica para cumplir con sus metas y objetivos, crear valor y minimizar los costos.

Dentro del grupo de usuarios internos están todos los niveles de la fuerza laboral: los administradores o directores, gerentes, jefes de departamento y empleados, en general son quienes deben conocer a fondo los criterios que la empresa sigue, para que actúen en consecuencia.

Hoy día la globalización y la competencia tan abierta en los mercados otorga especial relevancia a la planeación, administración y control de los costos en todo tipo de empresa; industrial, comer-cial y de servicios, de iniciativa privada o pública.

Ciertamente para la alta administración de una empresa es importante considerar el feedback, es decir la retroalimentación que recibe acerca de lo ocurrido en el pasado, pero es más importante analizar la información en vías de planear el futuro y tomar medidas presentes para llegar a sus objetivos.

Luego entonces, la contabilidad administrativa es una herramienta indispensable en las fases de planear y controlar las operaciones y el curso de la empresa, en el marco de la planificación estratégica definida.

La contabilidad financiera expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de decisiones.

(Guajardo, 2004: p. 19.)

La información contenida en los estados financieros básicos es útil al usuario en general para contar con elementos de juicio respecto al nivel de eficiencia operativa, rentabilidad, riesgo financiero, grado de solvencia (estabilidad financiera) y liquidez de una entidad. Estos forman parte de la contabilidad financiera y aun cuando son útiles para los usuarios internos, no muestran el nivel de detalle que estos requieren para la toma de decisiones.

Los usuarios externos no están en el interior de la empresa, pero se interesan en la situación de la misma: por ejemplo, en el caso de los proveedores, para asegurar la liquidez que les garantice el cobro de los créditos otorgados; los accionistas potenciales, para medir la rentabilidad que pueden obtener por su inversión, etcétera. Este tipo de usuarios se basa en los estados financieros (contabilidad financiera), ya que no cuentan con toda la información generada, como ocurre con los interesados internos.

En el cuadro número 1 se presentan de forma resumida y comparativa las diferencias entre la contabilidad administrativa y la financiera, desde diferentes puntos de vista.

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Capítulo 1

Diferencias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera

Contabilidad administrativa Contabilidad financiera

Usuarios principales

Administradores de la organización a diferentes niveles.

Usuarios externos como inversionistas y entidades gubernamentales, pero también gerentes de las organizaciones.

Libertad de elección

Sin restricciones, salvo los costos en relación con los beneficios de mejores decisiones administrativas.

Limitado por los PCGA (Principios de Contabilidad General-mente Aceptados).*

Interés por la influencia de las medidas en informes sobre el comportamiento cotidiano de los administradores.

Implicaciones en el comportamiento

Interés por la manera de medir y comunicar fenómenos económicos. Las consideraciones de comportamiento son secundarias, aun cuando la compensación de los ejecutivos basada en los resultados de los informes puede tener impacto en su comportamiento.

Enfoque de tiempo

Orientación hacia el futuro: uso formal del presupuesto así como de registros históricos. Ejemplo: el presupuesto de 20X9 comparado con el desempeño real en 20X9.

Orientación hacia el pasado: evaluación histórica. Ejemplo: el desempeño actual de 20X9 comparado con el desempeño real de 20X8.

Horizonte de tiempo Flexible, con una variación que va desde horas hasta 10 o 15 años.

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Menos flexible: generalmente un año o un trimestre.

Informes

Informes detallados: interés por los detalles de partes de la entidad, productos, departamentos, territorios, etcétera.

Informes agregados: el interés es principalmente en la entidad como un todo.

Descripción de actividades

El campo de acción se define con menor precisión. Uso más intenso de disciplinas como la economía, ciencias de la decisión y conductuales.

El campo de acción se encuentra definido con mayor precisión. Menos uso de disciplinas afines.

Cuadro 1 fuente: Horngren, Sundem & Elliott 2001, pág. 6. *Actualmente Normas de Información Financiera (NIF).

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Contabilidad de costos en industrias de transformación

La contabilidad de costos o contabilidad gerencial

Dentro de la contabilidad administrativa se encuentran como áreas principales la contabilidad de costos y los presupuestos, ya que ambas son básicas para la planeación y control de las operaciones y resultados de un ente económico. Por ahora se hablará de los costos, y en otro capítulo abordaremos el tema del presupuesto.

El éxito en los negocios, la rentabilidad, productividad de los mismos y la búsqueda de decisiones asertivas, requieren de un buen manejo de costos que proporcione información precisa sobre el costo real de determinado objeto, ya sea que este se constituya por cada producto, servicio, cliente, departamento o actividad.

La contabilidad de costos mide, analiza y presenta información financiera y no financiera relacionada con los costos de adquirir o utilizar recursos en una organización.

(Horngren, Datar y Foster pág. 2.)

La administración de costos forma parte de la planeación estratégica de una empresa en la búsqueda de mayores ingresos y utilidades, en el caso de entidades con fines de lucro; y mayor y mejor servicio, en el caso de entidades no lucrativas. El registro y control de costos se ha convertido en una valiosa herramienta en la estrategia financiera y de negocios.

Todo ente económico requiere administrar sus costos, sin importar el tamaño, el giro, o si es privado o público. El conocimiento, planeación y control de costos es un elemento importante en las estrategias para aumentar la cadena de valor en una empresa y tomar decisiones sobre la cadena de suministros.

La cadena de valor es la secuencia de funciones en las que se añade utilidad a los productos o servicios que ofrece un ente económico a sus clientes, por ejemplo; los sistemas de distribución, el diseño de los productos, etcétera. Localizar las funciones que agregan valor y las que no lo hacen, proporciona una guía para saber en dónde se pueden recortar gastos sin afectar la valía de nuestros productos o servicios y en qué área tenemos que mantener o incluso aumentar la inversión para conservar o incrementar el valor.

Como ejemplo se puede mencionar a la empresa Bimbo, cuyo mayor éxito es la distribución de sus productos, ya que a pesar de ser perecederos, podemos encontrarlos en cualquier parte, aun en las tienditas a la orilla de las carreteras, y siempre estarán dentro de las fechas para ser consumidos.

Por su parte, 3M de México, que como es bien sabido, invierte una gran cantidad de recursos en investigación y desarrollo, siempre está en busca de innovaciones que le mantienen a la cabeza de las empresas de su ramo.

En otro orden de ideas, es necesario indicar que otras decisiones basadas en el conocimiento de la cadena de valor son: definir qué actividades pueden ser canalizadas a outsourcing y cuáles de-

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finitivamente debemos atender directamente y saber en qué funciones tenemos que invertir más recursos por ser las que agregan valor a nuestros productos.

La cadena de suministros describe toda la información y recursos que fluyen desde la adquisición del material, pasando por la fase de producción, venta y distribución, hasta la entrega del producto terminado a los clientes.

Las empresas continuamente están en la búsqueda de renglones o conceptos en donde puedan reducir sus costos, y el conocimiento de la cadena de suministros nos ayuda para este fin, siempre considerando la cadena de valor.

La definición de los términos costo y gasto...

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