Control presupuestal

AutorCarlos E. Pacheco Coello
Páginas227-257

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Definición de conceptos
Control

Según Juan Ramón Santillana González en su libro Establecimiento de Sistemas de Control Interno, la fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al logro de los objetivos de las otras cuatro fases que lo componen: planeación, organización, captación de recursos y administración se armonizan, de tal manera, que todas participan en el logro de la misión y objetivos de la entidad.

De la definición señalada se desprende que no debe considerarse al control como una fase aislada del proceso administrativo, sino que ¡nteractúa con las otras cuatro. No se puede concebir una buena planeación o una organización eficiente ni captar recursos (humanos, materiales y financieros), con una administración sin control.

El control, en resumen, es una fase del proceso administrativo que, a su vez, forma parte de las otras cuatro fases.

Control interno

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que, en forma coordinada, son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos; verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional; promover la eficiencia operativa, y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración.

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Sistema de control interno

Es un conjunto ordenado, concatenado e ¡nteractuante de los objetivos que persigue el control interno para el logro de la misión y objetivos más importantes en la entidad.

Estructura del control interno

La estructura del control interno de una entidad está conformada por las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consta de los siguientes elementos:

• Ambiente de control

El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, los cuales fortalecen o debilitan sus controles.

Estos factores, que constituyen la actitud de la administración hacia los controles internos establecidos, son los siguientes:

• Estructura de organización de la entidad.

• Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.

• Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.

• Métodos de control administrativo para supervisary dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, entre los cuales se incluye la función de auditoría interna.

• Políticas y prácticas de personal.

• Influencias externas que afectan las operaciones y practicas de la entidad.

La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la administración de la entidad le da a los controles establecidos.

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• Sistema contable

El sistema contable está conformado por los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica.

Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:

• Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración.

• Describan, oportunamente, todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.

• Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.

• Registren las transacciones en el periodo correspondiente.

• Presenten y revelen, adecuadamente, dichas transacciones en los estados financieros.

• Procedimientos de control

Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones. También, pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control y del sistema contable. Según su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o de detección.

Los primeros son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los segundos tienen como finalidad descubrir los errores o las desviaciones que, durante el desarrollo de las transacciones, hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

Consideraciones generales

Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control de una entidad, deben considerar lo siguientes aspectos:

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• Tamaño de la entidad.

• Características de la industria en la que opera.

• Organización de la entidad.

• Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas.

• Problemas específicos de la entidad.

• Requisitos legales aplicables.

La implantación y mantenimiento de una estructura de control interno representa una importante responsabilidad de la administración para proporcionar una seguridad razonable de que puede lograr sus objetivos. La gerencia debe vigilar, de modo constante, la estructura deL control interno para determinar si ésta opera con eficiencia y se modifica, oportunamente, de acuerdo con los cambios de las condiciones existentes.

El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de control interno de una entidad no debe ser mayor que los beneficios esperados al establecerla.

Objetivos básicos del control interno

• Objetivo 1

Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adhesión a las políticas establecidas por la administración de la entidad. La razón es obvia: contar con sólidas y bien estructuradas políticas -respetables y respetadas- permite una administración y operación ordenadas, sanas y con guías que normarán, orientarán y regularán la actuación de la misma.

• Objetivo 2

Promover eficiencia operativa. Las políticas y disposiciones implantadas por la administración deben ser la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas deben identificar metas y estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia y economía, elementos indispensables para lograr la óptima sinergia operativa integral.

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• Objetivo 3

Asegurar LA razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera y la complementaria administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información es básica e indispensable para conocer la gestión y el desempeño de la entidad, cómo se encuentra ésta en la actualidad y una base fundamental para la toma de decisiones que garanticen el bienestar futuro. La información dirá qué tan buenas y acertadas han sido las políticas establecidas y cuál ha sido el nivel de eficiencia de la operación. Una entidad sin buena información tiene una existencia y subsistencia débiles. Pero ¿qué se debe entender por información financiera y la complementaria administrativa operacional? ¿Cuál es la razón de su interconexión? Analice lo siguiente:

- Información financiera

El propósito de la contabilidad es proporcionar información cuantitativa, en especial de carácter financiero, representada por los datos acerca de la situación financiera de una entidad económica en una fecha dada, y los cuales son sus resultados operativos de un periodo determinado. Para cumplir en forma adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por:

  1. Identificación de las transacciones susceptibles.

  2. Medición y valuación de esas operaciones en unidades monetarias.

  3. Clasificación y registro de las mismas.

  4. Comunicación de los resultados del proceso por medio de los estados financieros emanados de la propia contabilidad.

- Información administrativa

Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya que, parte de su conformación, se basa en estimaciones. Tal es el caso, por ejemplo, del valor en libros de un activo (valor histórico original menos depreciación acumulada), que jamás será igual al valor de mercado o abundando en ejemplos: la amortización de cargos diferidos, las estimaciones para cuentas incobrables, las estimaciones por obsolescencia de inventarios o las provisiones de pasivos por riesgos que no se pueden cuantificar de manera indubitable.

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Lo anterior, no quiere decir que la contabilidad no sirva; por el contrario, es indispensable e insustituible, pero también se le deben reconocer sus limitaciones.

En este punto, entra enjuego la información administrativa para complementara la información financiera. Al respecto, la profesión contable ha desarrollado las denominadas notas a los estados financieros que coadyuvan en este proceso de generar información. Estas notas son preparadas por el contador y revisadas por el auditor con base en información que obtienen de la administración. La definición más aceptada dice: "las notas a los estados financieros son explicaciones que amplían el significado y origen de los datos y cifras que se presentan en dichos estados; aluden a políticas o procedimientos contables, reglas particulares, cambios de un periodo a otro en las citadas políticas o procedimientos o proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han afectado o que podrían afectar a la entidad. Dichas notas forman parte de los estados financieros."

El ciclo de información administrativa se complementa con los reportes e informes de tipo administrativo que fluyen en el interior de la organización de un nivel a otro, de ejecutivo a subordinado y de éste hacia a aquél; dichos reportes e informes, además de la información financiera, la mayoría de las ocasiones, incluyen información operacional.

— Información operacional

El estado de resultados (emanado de la contabilidad) registra, por ejemplo...

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