Contabilidad electrónica. Recopilación actualizada conforme a las disposiciones más recientes. Principales preguntas y respuestas

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Introducción

El pasado 19 de agosto, la SHCP publicó en el DOF la Tercera Resolución de modificaciones a la RMF para 2014, en la cual se incluyen nuevos lineamientos para la contabilidad electrónica, así como la ampliación del plazo para el envío del catálogo de cuentas y de las balanzas de comprobación.

Al efecto, debido a que persisten dudas sobre la contabilidad electrónica, llevamos a cabo una recopilación de las preguntas más frecuentes sobre este tema, a las que enseguida damos respuesta.

Preguntas y respuestas

1. ¿Es necesario llevar una contabilidad diferente a la financiera?

R. No, la contabilidad es única y es la que se lleva actualmente en las empresas conforme a las normas de información financiera que hayan adoptado (NIF-normas de información financiera-, IFRS -normas internacionales de información financiera-, US GAAP-principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos-, etc.).

Fundamento: Página de Internet del SAT.

2. ¿Qué es la contabilidad para efectos fiscales?

R. Es la que se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones.

Fundamento: artículo 28, fracción I, del CFF.

3. Para efectos fiscales, ¿cuánto tiempo se debe conservar la contabilidad?

R. Se deberá conservar durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con la documentación correspondiente.

Fundamento: artículo 30, tercer párrafo, del CFF.

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4. ¿Qué documentos e información integran la contabilidad?

R. Los siguientes:

a) Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilicen para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos.

b) Los avisos o solicitudes de inscripción ante el RFC, así como su documentación soporte.

c) Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales o definitivos.

d) Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente.

e) Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente.

f) La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.

g) La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o de comercio exterior.

h) La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios.

i) Las demás declaraciones a que se esté obligado en términos de las disposiciones fiscales.

Fundamento: artículo 33, apartado A, fracciones I a IX, del Reglamento del CFF.

5. En el caso de inversiones, ¿qué otros documentos se deben conservar como parte de la contabilidad?

R. Los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de la inversión, los cuales se relacionarán con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su declaración anual.

Fundamento: regla I.2.8.9 de la RMF para 2014.

6. ¿En qué tiempo se debe realizar el registro del asiento contable?

R. El registro o asiento contable se efectuará a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad; sin embargo, se podrá optar por efectuarlo dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen los actos respectivos.

Fundamento: regla I.2.8.9 de la RMF para 2014.

7. En caso de no contar con el CFDI al momento de realizar el registro contable, ¿qué tiempo se considera para poder cumplir con las disposiciones fiscales?

R. Se considerará como cumplida la obligación del registro contable si la diferencia en días entre la fecha de emisión del CFDI y el registro contable no es mayor de 30 días.

Fundamento: regla I.2.8.9 de la RMF para 2014.

8. Si al momento de efectuar el registro contable no se sabe la forma de pago, ¿cómo se deberá registrar la operación?

R. En los registros se podrá incorporar la expresión "NA", en lugar de señalar la forma de pago de conformidad con los requisitos establecidos en el Reglamento del CFF; asimismo, no se deberá especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades y el medio de pago o de extinción de la obligación.

Fundamento: regla I.2.8.9 de la RMF para 2014.

9. ¿A partir de qué fecha los registros o asientos contables se deberán llevar únicamente en medios electrónicos?

R. A partir del 1o. de julio de 2014.

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Por tanto, hasta el 30 de junio de 2014 los contribuyentes pudieron haber llevado su contabilidad de manera manual o mecanizada; en este sentido, a partir de la fecha indicada se deberá llevar mediante un paquete o sistema de contabilidad electrónico o a través de la herramienta electrónica del SAT denominada "Mis cuentas" (personas físicas).

Fundamento: artículos 28, fracción III, del CFF, y cuadragésimo tercero transitorio de la RMF para 2014.

10. ¿Qué requisitos deberán reunir los programas o sistemas de contabilidad electrónicos de los contribuyentes?

R. Deberán tener la capacidad de generar archivos en formato xml que contengan, en términos generales, lo siguiente:

[VER PDF ADJUNTO]

Por lo anterior, los contribuyentes deberán adquirir un programa de contabilidad que pueda generar esos archivos o diseñar uno con tales características.

Fundamento: regla I.2.8.6 de la RMF para 2014.

11. ¿Cómo debe diseñarse el catálogo de cuentas contable para cumplir con las disposiciones tributarias?

R. En nuestra opinión, debe diseñarse como normalmente lo tienen establecido los contribuyentes en su contabilidad; sin embargo, se le deberá agregar un campo con el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el anexo 24, apartados A y B , de la RMF para 2014.

[VER PDF ADJUNTO]

Cabe observar que las entidades...

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