Aspectos por considerar en la elaboración de las nóminas

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La relación de trabajo es una figura jurídica de uso universal con la que se hace referencia al vínculo que existe entre una persona, denominada "trabajador o asalariado", y otra denominada "empleador" a quien la primera proporciona su trabajo bajo ciertas condiciones, a cambio de una remuneración.

Es mediante la relación de trabajo como se crean derechos y obligaciones recíprocos entre el trabajador y el empleador. La relación laboral es el principal medio de que pueden servirse los trabajadores para acceder a los derechos y las prestaciones asociados con el empleo en el ámbito del derecho del trabajo y la seguridad social.

Los notables cambios que se están produciendo en el ámbito laboral han dado lugar a nuevas formas de relaciones que no siempre se ajustan a los parámetros del vínculo obrero-patronal. Si bien esas nuevas formas han aumentado la flexibilidad del mercado de trabajo, también han contribuido a que no esté clara la situación laboral de un creciente número de trabajadores y, consecuentemente, queden excluidos del ámbito de la protección normalmente asociado con la prestación del trabajo subordinado.

Así, en términos del artículo 20 de la LFT, se entiende por relación laboral, cualquiera que sea el acto que le dé origen, la prestación del trabajo personal subordinado a una persona mediante el pago de un salario.

Al respecto, el artículo 82 de la misma ley establece que el salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por sus labores; de ahí que se instituya como una obligación ineludible del patrón la demostración del pago de los salarios a los trabajadores.

Por consiguiente, las nóminas representan un documento de probanza esencial para el sector patronal, pues mediante ellas se justifica el pago de salarios, de prestaciones y deducciones autorizadas a cada trabajador.

También se reflejan las retenciones del ISR y de las cuotas obreras efectuadas a los trabajadores y enteradas tanto a la SHCP como al IMSS, respectivamente.

Obligatoriedad de llevar nóminas en las empresas

En cuanto al pago de impuestos, las nóminas funcionan como comprobantes probatorios del cumplimiento de la obligación de retener, anexos a la contabilidad y, por tanto, coadyuvan en el cumplimiento de los requisitos de la contabilidad que señala el artículo 26 del Reglamento del CFF, entre los cuales aplican los siguientes:

  1. Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades libres de pago por la ley.

  2. Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.

En materia laboral, el artículo 804 de la LFT dispone que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que den evidencia de las percepciones y prestaciones de los trabajadores, entre los que destacan las listas de raya o nóminas de personal y recibos de pagos de salarios.

Estos documentos probatorios -por estipulación expresa de la LFT- deberán conservarse durante el último año y uno después de que se extinga la relación de trabajo.

Respecto al contenido de las nóminas, la legislación laboral no fija requisito alguno; sin embargo, para cumplir con las obligaciones en materia de seguridad social, de acuerdo con el artículo 15, fracción II, delaLSS, los patrones están obligados a llevar registros, tales como nóminas o listas de raya en las que se asiente, invariablemente, el número de días trabados y los salarios percibidos por sus empleados, además de otros datos que señala el artículo 9o. del Racerf, en los términos siguientes:

9o. Los registros a que se refiere la fracción II, del artículo 15 de la Ley, deberán contener, además de los datos establecidos en el mismo, los datos siguientes:

  1. Nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro ante el Instituto y del Registro Federal de Contribuyentes;

  2. Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave Unica del Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores;

  3. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios;

  4. Salario base de cotización, importe total del salario devengado, así como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas; y

  5. Unidades de tiempo laborado.

Los patrones a que se refiere la fracción VI del artículo 15 de la Ley, además están obligados a llevar registros por cada una de sus obras.

Para efectos de la LSS, es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes a la fecha de pago.

Tipos de nómina

Para la realización de la nómina existen dos clasificaciones: la primera responde a la jerarquía de los empleados; en este caso, la nómina será confidencial cuando se incluya en ella el cálculo de los sueldos del personal directivo de la empresa, mientras que se considerará nómina general, cuando se refiera a los salarios de los demás trabajadores de la empresa.

La segunda clasificación está relacionada con la periodicidad de la nómina, que puede ser semanal, decenal, catorcenal, quincenal o mensual.

En el caso de la nómina confidencial, el periodo de pago regularmente es quincenal, aunque se puede presentar el caso de la modalidad mensual; en tanto que la nómina de los demás trabajadores debe ser semanal para aquellas personas con labores que requieren de esfuerzo físico (producción, mantenimiento, distribución, almacenamiento, etc.) y puede ser semanal, quincenal, decenal o catorcenal para los empleados cuya actividad realizada involucre el esfuerzo mental (áreas administrativas, jurídicas, financieras, contables, etcétera).

Establecer la primera clasificación en las nóminas tiene su conveniencia en el sentido laboral, pues el hecho de que los demás trabajadores conozcan el importe de los sueldos contenidos en la nómina confidencial en ocasiones resulta problemático por los comentarios realizados por el personal que perciba un salario bajo.

Aunque la percepción de esos trabajadores podrá ser subjetiva, al final puede ser origen de desmotivación; por ello, es recomendable hacer esa diferencia en la empresa.

Conceptos que forman parte de las nóminas
Percepciones

En el apartado de percepciones se relacionan los conceptos que se otorgan a los trabajadores, entre los que destacan los siguientes:

Salarios

La elaboración del recibo salarial es importante, pero más aún es el pago de los salarios, pues conforme a los artículos 108,109y 132, fracción II, de laLFT, el no pago en la fecha o el lugar convenidos o acostumbrados dará lugar a una causal de rescisión sin responsabilidad para el trabajador, según lo señala el artículo 51, fracción V, de la LFT.

En términos del artículo 82 de la LFT, el salario es la retribución que el patrón paga a su trabajador por una actividad desempeñada.

Este salario puede fijarse por unidad de tiempo, unidad de obra, comisión, a precio alzado o de cualquier otra manera (artículo 83 de la LFT).

El plazo para pagar los salarios se debe establecer conforme a lo siguiente:

  1. Una semana para las personas que desempeñen un trabajo material; y

  2. Quince días para los demás trabajadores; es decir, a los que realizan un trabajo mental.

Según el artículo 85 de la LFT, el salario será remunerador y nunca menor al fijado como mínimo, de acuerdo con las disposiciones de la ley laboral. Su importe se determinará tomando en cuenta la cantidad y calidad del trabajo, y para el...

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