Administración de la firma

AutorCAPPI
Cargo del AutorComisión de Apoyo a la Práctica Profesional Independiente
Páginas61-98

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Debido a que la naturaleza de la Contaduría Pública responde a una necesidad social, en el ámbito económico y financiero es de vital importancia que el Contador Público conozca y observe todas aquellas disposiciones 0legales y normativas, aplicables a su ejercicio y campo de actuación profesionales, para así satisfacer cabalmente dichos requerimientos, demostrar sus bondades, ser factor de desarrollo social y, al mismo tiempo, evitar ser sujeto de multas, sanciones o infracciones por el incumplimiento de estas normas.

3. 1 Recursos humanos
3.1. 1 Personal administrativo

Por pequeño que sea un despacho o firma contable, la práctica ha demostrado que deben buscarse personas de menor nivel profesional que ejecuten trabajos de contabilidad interna, archivo, mensajería, etc., ya que si estas actividades recaen en un ejecutivo o una persona con experiencia, se limita el tiempo valioso para promover y proyectar hacia arriba el despacho o la firma.

En la medida en que el despacho vaya creciendo se irán asignando funciones de administración interna a personas no ejecutivos y, si su estructura lo permite, es conveniente contratar a un gerente o jefe administrativo de nivel ejecutivo, que supervise y vigile toda la administración interna del despacho, para evitar pérdidas de tiempo de ejecutivos operativos productivos, quienes pueden desarrollar trabajos con clientes que ya son parte de la firma, o bien mejorar los procesos de trabajo e incluso promover los servicios del despacho.

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Otro personal de oficina

El personal que debe emplearse en las funciones de oficina y administración del despacho, deberá ser lo suficientemente capaz, pues de este dependerá, entre otras cosas, la calidad de la presentación de los trabajos contratados para la firma, que es el producto final para el cliente. El personal administrativo puede llegar a dividirse hasta en cinco áreas, dependiendo del grado de crecimiento y de las necesidades de personal:

• Contador y auxiliares de oficina.

• Secretarias.

• Recepcionista.

• Encargado de sistemas.

• Mensajero y cobrador, personal de limpieza.

La función de archivo puede ser cubierta por la recepcionista y/o alguna secretaria, en tanto no se justifique la contratación de una persona de tiempo completo para esta función, la cual, a su vez, podría cubrir los trabajos de una bibliotecaria.

De igual forma, la función de sistemas podrá encargarse a una persona o, en su caso, contratar empresas dedicadas a dar servicio y mantenimiento de sistemas, lo cual dependerá de las necesidades del despacho que —con las modificaciones legales y requerimientos fiscales— hace indispensable contar con una persona dedicada a este proceso, ya sea interna o externa.

3.1. 2 Personal profesional

Reclutamiento y selección

Fuentes de reclutamiento de un despacho

Estas fuentes pueden tener diversos origines como los siguientes:

• Por recomendaciones por parte de algún miembro del propio despacho que dé clases o estudie en una institución educativa de nivel superior, o de algún

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cliente, o por amistades del despacho; o bien, por elementos del mismo despacho, por amistad o por ser compañeros de clases.

• Por reclutamiento directo en las bolsas de trabajo de las principales universidades y escuelas, o por recomendaciones de maestros.

• Por bolsas de trabajo de los colegios de Contadores de cada localidad.

• Por anuncios clasificados en los periódicos, aunque hay que ser muy específicos en lo que se requiere de personal en cuanto a su experiencia, de acuerdo con el puesto a ocupar. De no ser así, las personas que no cumplan con lo que se necesita, ya sea por falta de experiencia o por el contrario porque cuentan con demasiada experiencia. podrán enviar sus currículos.

• Por solicitud de trabajo entregada en el despacho de manera directa por el aspirante. En muchas ocasiones esta es la mejor manera de contratar personal, ya que en la mayoría de los casos las personas que dejan su solicitud están más disponibles al trabajo.

Características para la selección de personal

• Que sean inteligentes, ambiciosos, emprendedores, que tengan iniciativa, motivados a desarrollar una carrera profesional y capacitada a progresar hacia responsabilidades mayores.

• Que posean título profesional de preferencia o que estén en vías de obtenerlo en un corto plazo.

• Que hayan cursado sus estudios con éxito.

• Que tengan conocimientos básicos de paquetería contable, sistemas como COI, NOI, SUA, CONTPAQ, CONTAPLUS, y de auditoría entre otros, además de Excel y Word.

• Que tengan buen desarrollo de su personalidad en cuanto a formalidad, vocabulario y presentación.

• Que sus aspiraciones económicas sean acordes con el puesto a desempeñar y con las políticas de remuneración que tenga el despacho.

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Procedimiento para la contratación

• Formular solicitud de empleo y solicitar referencias personales de preferencia de trabajos anteriores, en la solicitud deberá quedar claro el domicilio actual, el número telefónico de casa y el correo electrónico.

• El candidato se entrevistará con un ejecutivo del despacho para un intercambio preliminar de impresiones.

• De parecer viable, el candidato deberá someterse a un examen escrito y verbal técnico por un ejecutivo.

• La aprobación técnica para contratar a un candidato se hará siempre por aquel ejecutivo(s), encargado(s) para estos fines.

• Por último se llevarán a cabo las investigaciones pertinentes sobre los candidatos en relación con su integridad.

• Una vez aprobado el ingreso del nuevo miembro del despacho deberá crearse un expediente con toda la información recabada para su ingreso, en el cual se tendrá el historial del nuevo miembro, mientras pertenezca a la firma.

Capacitación y entrenamiento

El despacho tiene el compromiso de proveer el más alto servicio profesional a sus clientes. Asimismo, reconocer que la calidad profesional del trabajo depende de quienes lo desarrollan, por lo tanto, el despacho tiene el compromiso de entrenar técnicamente y desarrollar de forma profesional a su personal profesional, para alcanzar su máxima capacidad y proporcionar un servicio de calidad que le permitirá al despacho generar un mejor prestigio.

La política del despacho para asegurar la calidad técnica es mediante los cursos de entrenamiento que podrán ser internos o externos (el desarrollo profesional cubrirá los requisitos mínimos establecidos por la Norma de Educación Profesional Continua (EPC) emitida por el IMCP, en el caso de que se tengan profesionales registrados ante dicho gremio.

El entrenamiento técnico cubrirá los puntos señalados por el Comité Ejecutivo Nacional del IMCP. Este entrenamiento se logra por medio de:

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• Cursos locales o internos: impartidos por ejecutivos del despacho a los miembros del staff del despacho. En estos cursos como valor agregado al servicio prestado a un cliente se podrían invitar a empleados del cliente que les pueda servir el curso a tratar.

• Cursos locales: impartidos por el colegio de Contadores Públicos de la localidad y/o de otros organismos reconocidos, en particular las capacitadoras autorizadas.

• Cursos nacionales: impartidos por el IMCP, universidades y otros organismos reconocidos y de ser posible autorizados como capacitadoras.

El entrenamiento deberá abarcar todas las funciones (contabilidad, auditoría, fiscal, nóminas, manejo de paquetería computacional, servicios administrativos y consul-toría administrativa) y a todos los niveles (asistentes, semi-encargados, encargados, supervisores, gerentes y socios).

Desde luego, el éxito de la capacitación al personal del despacho depende de la contribución particular de los individuos y, desde el punto de vista de cada uno de ellos, el compromiso es personal y limitado, solo a los deseos de superación y de desarrollo que se hayan impuesto. El personal, además del entrenamiento formal, deberá capacitarse en forma individual mediante el estudio e investigación de los problemas diarios, así como del desarrollo de alguna actividad o especialidad técnica como complemento a su función.

En la medida de lo posible, el despacho puede apoyar estas iniciativas de estudio de su personal, al menos en cuanto a tiempos; o bien, tener un área designada para ello, como puede ser una biblioteca con libros relacionados con la práctica profesional.

Aun cuando en las tablas de Educación Profesional Continua no se contemplan, la capacitación profesional, el tiempo dedicado a la lectura y el estudio de literatura especializada (novedades contables, modificaciones fiscales, revistas técnicas del IMCP, IMEF, PAF, IDC, etcétera) también son importantes para apoyar en este aspecto, es decir que la firma provea de esta literatura mediante suscripciones a dichas revistas especializadas.

Los despachos deben adoptar la política de entrenamiento permanente sobre la marcha del trabajo. Este método consiste en que cada persona tiene derecho a recibir explicaciones de las personas con quien trabaja directamente, en cuanto a los aspectos concretos de la actividad que está llevando a cabo.

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Este entrenamiento es con el propósito de que el individuo conozca y comprenda mejor su trabajo, y en un futuro lo realice con mayor eficacia para no invertir más tiempo en las áreas que —de alguna manera—, ya se vieron en la práctica. Por ello es importante que quienes tengan personal a su cargo estén conscientes de este proceso para darle prioridad a esta práctica, ya que la misma redituará en mejores trabajos y personas más preparadas.

Desarrollo profesional

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